Kartoteki maszyn i urządzeń w systemie CMMS

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Co zawiera kartoteka obiektu technicznego

Rejestr obiektów prowadzi listę maszyn i urządzeń, nad którymi czuwa dział utrzymania ruchu. Każdy wpis dostaje symbol, pod którym maszyna pojawia się później w rejestrze zgłoszeń, w kalendarzu prac oraz w raportach awaryjności. Symbol bywa krótki i pozostaje niezmienny, bo dokumenty wiążą się właśnie z nim, a nie z nazwą handlową urządzenia.

Kartoteka nie jest samym spisem nazw. Trzyma dane, z których korzystają inne moduły: planista czyta z niej termin najbliższej inspekcji, technik sprawdza lokalizację maszyny przed wyjściem na halę, a osoba rozliczająca koszty patrzy na datę zakupu i koniec gwarancji. Miejsce tego rejestru w całym module opisuje strona o tym, czym jest system CMMS w zakładzie.

Bez wpisu w sekcji KARTOTEKI - Obiekty nie zarejestrujesz zgłoszenia awarii ani nie wystawisz zlecenia naprawy. Kartoteka obiektów jest warunkiem wstępnym pracy całego modułu CMMS.

Symbol obiektu i struktura lokalizacji

Konwencję symboli ustala się raz, przed importem danych. Dobrze sprawdza się prefiks oznaczający grupę urządzeń i numer porządkowy, bo taki kod sortuje się czytelnie w siatce i daje się wpisać z klawiatury numerycznej terminala. Symbol wchodzi na etykietę maszyny, więc powinien być czytelny także po kilku miesiącach pracy w warunkach warsztatowych.

• Symbol - identyfikator dokumentów serwisowych, niezmienny przez cały okres eksploatacji maszyny.
• Lokalizacja - pozycja w strukturze przestrzennej zakładu: hale, regały, półki i miejsca składowania.
• Osoba odpowiedzialna - pracownik przypisany do maszyny, widoczny w rejestrze przeglądów.
• Rodzaj obiektu - wartość ze skorowidza, według której filtruje się zestawienia i raporty.

Struktura lokalizacji bywa płaska w małej hali i rozbudowana w zakładzie wielobudynkowym. Ten sam rejestr lokalizacji obsługuje maszyny i magazyn części zamiennych, dzięki czemu technik widzi, w której hali stoi urządzenie oraz na którym regale leży część do wymiany.

Etykieta z kodem kreskowym albo kodem QR skraca drogę od maszyny do jej kartoteki. Zeskanowanie kodu telefonem otwiera wprost formularz zgłoszenia z wypełnionym obiektem, co opisuje strona o pracy z aplikacją mobilną przy maszynie. Bez etykiety technik szuka urządzenia po nazwie, a nazwy w hali bywają potoczne i nie zgadzają się z rejestrem.

Słowniki, które opisują obiekt

Pola wyboru w formularzach nie są zaszyte w kodzie. Rodzaje awarii oraz rodzaje przeglądów konfiguruje administrator w skorowidzach CMMS, podobnie jak rodzaje remontów. Zmiana słownika działa od razu we wszystkich formularzach, a wcześniejsze dokumenty zachowują wartość wpisaną w chwili rejestracji.

• Rodzaj awarii - kategoria usterki wybierana przy zgłoszeniu, na przykład uszkodzone łożysko.
• Rodzaj przeglądu - okresowy albo po naprawie, co rozdziela prewencję od skutków usterki.
• Kategoria obiektu - grupa maszyn używana w filtrach i w raportach awaryjności.
• Jednostka miary - sztuki, komplety albo dekagramy przy materiałach powiązanych z maszyną.

Uporządkowany słownik przekłada się na sensowne raporty awaryjności. Gdy kilkanaście osób wpisuje przyczynę usterki własnymi słowami, zestawienie awaryjności pokazuje kilkaset unikalnych opisów zamiast kilkunastu powtarzalnych kategorii. Zakres zmian dostępnych po stronie konfiguracji zbiera strona o ustawieniach administratora programu CMMS.

Hierarchia maszyn i podzespołów

Linia produkcyjna rzadko jest jednym obiektem. Prasa ma układ hydrauliczny, napęd oraz sterownik, a każdy z tych elementów psuje się osobno i osobno bywa wymieniany. Rejestr obiektów pozwala opisać taką strukturę, przypisując podzespoły do maszyny nadrzędnej.

Podział na poziomy opłaca się wtedy, gdy dane mają odpowiadać na pytanie o przyczynę przestojów. Zgłoszenia zapisane na całą linię pokazują tylko, że linia stoi. Zgłoszenia zapisane na zgrzewarkę wskazują element, który trzeba przekonstruować albo częściej serwisować, co widać w historii napraw gromadzonej przy maszynie.

Import kartotek z Excela i z systemu ERP

Przy wdrożeniu park maszynowy wchodzi do systemu importem z pliku Excel albo CSV. Funkcja obsługuje też późniejsze dopisywanie większych partii, na przykład po zakupie linii produkcyjnej. Arkusz przygotowuje się według kolumn kartoteki, a puste pole zostaje puste - system nie zgaduje brakującego numeru seryjnego.

Przed importem ustal konwencję symboli i listę lokalizacji. Poprawianie tysiąca rekordów po imporcie zajmuje więcej czasu niż przygotowanie arkusza, a błędny symbol wraca potem w każdym dokumencie serwisowym.

Drugą drogą jest wymiana danych z systemem ERP, w którym maszyny figurują jako środki trwałe. Po stronie bazy danych oba scenariusze sprowadzają się do zasilenia tych samych tabel, dlatego warto z góry ustalić, który system jest źródłem prawdy dla nazwy i lokalizacji urządzenia. Podział odpowiedzialności między oba programy opisuje strona o integracji CMMS z systemem ERP, a mechanikę wczytywania arkuszy do bazy Microsoft dokumentuje w opisie importu danych z programu Excel do SQL Server.

Historia serwisowa przy obiekcie

Historia powstaje sama, o ile dokumenty wystawia się na właściwy obiekt. Zgłoszenie awarii dostaje numer z przyrostkiem ZAW, a wystawione do niego zlecenie naprawy numer z przyrostkiem ZNA i odwołanie do zgłoszenia źródłowego. Przeglądy okresowe idą własną numeracją ZPR, a formaty numerów administrator ustala osobno dla każdego modułu.

Każdy dokument zapisuje login osoby wprowadzającej oraz dokładną datę zapisu, a w siatce widać dodatkowo numer referencyjny rekordu. Przy sporze o termin reakcji te pola wystarczają, żeby odtworzyć przebieg zdarzenia bez zaglądania do logów aplikacji. Skutki przeniesienia obiegu zleceń z papieru do bazy danych zbiera artykuł o cyfrowym obiegu zleceń naprawy.

Dokumenty i zdjęcia przy maszynie

Kartoteka przechowuje nie tylko pola tekstowe. Do obiektu dopina się pliki, które wcześniej leżały w segregatorze przy stanowisku albo na dysku sieciowym w katalogu o nazwie znanej jednej osobie.

• Instrukcja obsługi - plik PDF od producenta, otwierany wprost z kartoteki maszyny.
• Schemat elektryczny - rysunek potrzebny przy diagnostyce, zwykle w formacie PDF albo DWG.
• Zdjęcie usterki - fotografia dołączona do zgłoszenia awarii przez osobę zgłaszającą.
• Protokół badania - skan dokumentu wystawionego przez inspektora dozoru technicznego.

Pliki dopięte do obiektu nie giną przy zmianie opiekuna maszyny, bo nie leżą w niczyim prywatnym katalogu. Sposób prowadzenia repozytorium rysunków opisuje strona o schematach i dokumentacji maszyn.

Kto może zmieniać kartoteki

Dostęp do modułu CMMS wymaga roli Serwisant albo Administrator. Konta zakłada administrator systemu, przypisując login i rolę, od której zależy widoczność poszczególnych sekcji menu.

Rozdzielenie ról ma praktyczny skutek: pracownik produkcji zgłasza usterkę, ale nie zmieni danych maszyny ani nie zamknie cudzego zlecenia. Ewidencję narzędzi i wyposażenia w tej samej bazie danych opisuje serwis Studio TCS.net w części o kartotekach magazynowych.