W skrócie
W opisywanym wdrożeniu kartoteka pracownika trzyma trzy osobne identyfikatory, a magazynier skanuje kartę albo wpisuje numer. Pole skanu w szybkim wypożyczeniu rozpoznaje pracownika po każdym z nich, więc wybór z listy nie jest potrzebny. Poniżej opisujemy kartotekę z kontrolą numeru ID oraz ekran po rozpoznaniu osoby.
Kartoteka pracownika opisana poniżej należy do narzędziowni w Studio TCS.net, a nie do modułu CMMS, który jest tematem pozostałych stron tego serwisu. W opisywanym wdrożeniu grupę CMMS wyłączono w menu, a zakres całego wdrożenia omawia artykuł o narzędziowni bez modułu CMMS.
Trzy identyfikatory w jednym rekordzie
W opisywanym wdrożeniu narzędziowni pracownik nie ma jednego numeru, który musiałby pełnić każdą rolę. Kartoteka trzyma trzy osobne identyfikatory. Pierwszy to numer ID pracownika, czyli sama liczba. Drugi to UID kodu kreskowego lub QR, a trzeci to kod karty RFID. Każdy ma własne pole, więc zmiana jednego nie dotyka pozostałych.
Rozdzielenie ma prosty skutek w pracy magazyniera. Ta sama osoba jest rozpoznawana po numerze, który ktoś wpisze z klawiatury, i po kodzie, który odczyta skaner. Magazynier nie musi pamiętać, który z identyfikatorów jest akurat w użyciu, bo ekran szybkiego wypożyczenia przyjmie każdy z nich. Kolejność skanów i dalsze kroki opisujemy w artykule o szybkim wypożyczeniu narzędzi.
Formularz pracownika wymaga sześciu wartości. Trzy pierwsze opisują osobę: imię i nazwisko oraz dział. Pozostałe trzy to identyfikatory.
| Identyfikator | Przykład | Do czego służy |
|---|---|---|
| ID pracownika | 4217 (przykład, sama liczba) | Numer wpisywany z klawiatury lub skanowany. Formularz sprawdza przy zapisie, czy się nie powtarza. |
| UID kodu kreskowego lub QR | K004217 (przykład, litera i numer) | Wartość z kodu na karcie, odczytywana skanerem w polu identyfikatora. |
| Kod karty (RFID) | wartość zapisana na karcie | Osobna wartość zależna od fizycznej karty, zapisywana jako tekst alfanumeryczny. |
Co wpisuje się na karcie, a co czyta czytnik
Karta ma kod kreskowy w formie litery i numeru, a ID pracownika to sam numer. Szybkie wypożyczenie przyjmie każdy z trzech identyfikatorów w jednym polu.
Według wymagań klienta z jesieni 2021 kod z karty ma postać litery i numeru. Przykładem jest K004217, wymyślony kod, który nie pochodzi z wdrożenia. ID pracownika według tych samych wymagań to sama liczba, w naszym przykładzie 4217. Obie wartości mogą wyglądać podobnie, ale należą do dwóch różnych pól kartoteki.
Kod RFID jest osobną wartością, która zależy od fizycznej karty, dlatego nie podajemy tu jego przykładu. Pole karty RFID w formularzu pracownika jest polem tekstowym i przyjmuje wartości alfanumeryczne. Było to jedno z wymagań klienta.
Na etapie analizy warto zadać dwa pytania. Czy karty w Twojej firmie mają już nadrukowane kody, czy pierwsze wartości trafią do kartoteki dopiero przy zakładaniu pracowników? Kto będzie je wpisywał i skąd weźmie listę kodów? Odpowiedzi decydują o tym, czy kartoteka wypełni się przy imporcie, czy podczas codziennej pracy.
Unikalność ID przy zapisie
Przy zapisie formularza program sprawdza, czy numer ID pracownika się nie powtarza. Kontrola działa zarówno przy dopisaniu nowej osoby, jak i przy edycji istniejącej. Duplikat kończy się komunikatem o powtórzonym numerze ID.
Kontrola dotyczy wyłącznie numeru ID. Dla UID kodu kreskowego i dla kodu karty RFID takiego sprawdzenia nie ma, więc nie obiecujemy, że te wartości są unikalne. Jeśli Twoja firma wymaga, by dwie karty nie mogły nosić tego samego kodu, ten warunek trzeba zapisać osobno, w zasadach wydawania kart.
Przykład z naszej wymyślonej kartoteki: osoba z numerem 4217 już istnieje, a kierownik dopisuje drugą osobę z tym samym numerem. Formularz pokaże komunikat o powtórzonym numerze ID. Ta sama kontrola uruchomi się, gdy ktoś zmieni numer w istniejącym rekordzie na zajęty.
Jedno pole skanu w szybkim wypożyczeniu
W szybkim wypożyczeniu i w szybkim zwrocie ekran ma jedno pole identyfikatora. Przyjmuje dowolny z trzech identyfikatorów. System szuka aktywnego pracownika kartoteki narzędziowni po karcie, po UID albo po ID, więc magazynier nie wybiera trybu wyszukiwania.
Zwykłe formularze wypożyczenia i zwrotu działają inaczej. Pracownika wybiera się w nich z listy po wpisaniu co najmniej dwóch znaków. Lista szuka po nazwisku i imieniu, a także po skrócie kartoteki i po ID, a etykieta pozycji zawiera ID pracownika. Karta i UID nie służą tam do wyszukiwania, bo rozpoznaje je dopiero szybkie wypożyczenie. Różnica dotyczy więc sposobu dojścia do osoby: skan w jednym przypadku, wybór z listy w drugim.
- Szybkie wypożyczenie i zwrot. Jedno pole przyjmuje dowolny z trzech identyfikatorów i szuka aktywnego pracownika kartoteki narzędziowni.
- Zwykłe formularze. Lista z wyszukiwaniem od dwóch znaków, bez szukania po karcie i UID, z ID pracownika w etykiecie pozycji.
Na telefonie serwisanta pracownika w ogóle się nie wybiera, bo tożsamość wynika z konta. Ten wariant opisujemy w artykule o wypożyczeniu narzędzi na telefonie.
Co widzi magazynier po rozpoznaniu pracownika
Po rozpoznaniu pracownika ekran pokazuje imię i nazwisko osoby oraz jej telefon. Pod nimi widać stanowisko i zdjęcie. Magazynier ma więc przed sobą dane i zdjęcie, które pozwalają potwierdzić tożsamość osoby. Samych danych osobowych ani zdjęć w tym opisie nie publikujemy, bo nie są potrzebne do zrozumienia mechanizmu.
Pole identyfikatora zostaje zablokowane do końca dokumentu. Obok pola od razu ładuje się lista pozycji wypożyczonych przez rozpoznanego pracownika. Obejmuje ona pozycje z działu zalogowanego użytkownika, bez dokumentów firm zewnętrznych. Magazynier widzi, co dana osoba ma już na swoim koncie, zanim doda kolejne narzędzie.
Osoby trafiają do kartoteki, w której program szuka pracownika, na dwa sposoby. Można je zakładać pojedynczo w formularzu kartoteki pracownika albo ładować z pliku. Import dopisuje tylko osoby, których ID nie ma jeszcze w kartotece kontrahentów, a istniejących wpisów nie zmienia. Kolejność importów na starcie opisujemy w artykule o imporcie startowym narzędziowni.
RFID jako krok na później
Według wymagań klienta z jesieni 2021 czytnik RFID miał wejść do użytku później. Pole karty i wyszukiwanie po nim są jednak już w kartotece. Gdy czytnik się pojawi, przejście na RFID nie wymaga zmiany danych, a jedynie uzupełnienia wartości z kart.
Dla czytelnika, który wybiera technologię znakowania, mamy dwa osobne opracowania: o identyfikacji maszyny kodem w aplikacji mobilnej oraz o kodach i RFID w magazynie części. Tutaj zostajemy przy jednym wdrożeniu i jego kartotece.
Administratorów baz danych zainteresuje, jak te identyfikatory zapisano w tabeli kartotek kontrahentów. Opisujemy to w artykule o kolumnach standardowych z nowym znaczeniem w narzędziowni. Ogólne zasady prowadzenia kartotek pracowników znajdziesz na stronie o modułach ewidencji pracowników w Studio TCS.net.