W skrócie
Schemat elektryczny leżący w segregatorze w biurze jest bezużyteczny o drugiej w nocy. Ten sam rysunek dopięty do kartoteki maszyny otwiera się na telefonie przy szafie sterowniczej, bez szukania klucza do szafki z dokumentacją.
Gdzie trzymać dokumentację maszyny
Schemat elektryczny leżący w segregatorze w biurze jest bezużyteczny o drugiej w nocy. Ten sam rysunek dopięty do kartoteki maszyny otwiera się na telefonie przy szafie sterowniczej, bez szukania klucza do szafki z dokumentacją.
System przewiduje trzy miejsca na pliki i różnią się one zasięgiem. Wybór między nimi nie jest kwestią gustu: decyduje o tym, czy technik odnajdzie dokument bez pytania kogokolwiek o pomoc.
| Miejsce | Co tu trafia | Kto ma dostęp |
|---|---|---|
| Załącznik przy obiekcie | instrukcja producenta, schemat, protokół badania | każdy z prawem do kartoteki maszyny |
| Załącznik przy dokumencie | zdjęcie usterki, notatka z pomiaru, protokół odbioru | osoby pracujące z danym zleceniem |
| Repozytorium plików | dokumenty firmowe w drzewie folderów tematycznych | według uprawnień do folderu |
| Archiwum wydruków | wygenerowane dokumenty PDF z numerem sesji | osoby uruchamiające wydruki |
Praktyczna zasada brzmi tak: dokument opisujący maszynę idzie do kartoteki obiektu, dokument opisujący jedno zdarzenie idzie do zlecenia. Zasady prowadzenia kartotek opisuje strona o kartotekach maszyn i urządzeń.
Repozytorium plików z drzewem folderów
Repozytorium działa jak katalog dokumentów firmowych z podziałem na foldery tematyczne. Widok pokazuje miniatury plików PDF, więc odnalezienie właściwego rysunku nie wymaga otwierania każdego po kolei.
- Instrukcje - wyciągi z dokumentacji producenta dotyczące obsługi oraz konserwacji.
- Certyfikaty - decyzje jednostki dozoru technicznego oraz deklaracje zgodności.
- Audyty - protokoły kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.
- Rysunki - schematy elektryczne, pneumatyczne oraz rysunki złożeniowe.
Protokoły badań zostają przy wpisach w rejestrze badań, a decyzje jednostki dozoru w folderze certyfikatów. Rozdzielenie obu miejsc ułatwia kontrolę, bo terminy pilnuje rejestr, a dokumenty archiwum. Ewidencję badań opisuje strona o utrzymaniu ruchu maszyn i urządzeń pod dozorem.
Pliki dopinane do zlecenia
Zgłoszenie awarii oraz zlecenie naprawy mają własne panele załączników. Zdjęcie zrobione przy maszynie trafia wprost do dokumentu i zostaje w historii obiektu, a nie w galerii telefonu osoby zgłaszającej.
Fotografia uszkodzonego elementu z datą zapisu bywa rozstrzygająca w sporze o przyczynę awarii. Zdjęcie w telefonie technika, który odszedł z firmy, nie jest dowodem niczego. Różnica polega wyłącznie na tym, gdzie plik został zapisany.
Zdjęcia przydają się też w szkoleniu nowych osób. Sekwencja fotografii z naprawy wykonanej rok wcześniej tłumaczy przebieg prac lepiej niż opis tekstowy, o czym mówi strona o szkoleniach użytkowników CMMS.
Formaty plików i praca na telefonie
Dokumenty PDF oraz zdjęcia otwiera przeglądarka telefonu bez dodatkowej aplikacji. Rysunki w formatach projektowych wymagają programu na komputerze, dlatego do pracy w hali warto przygotować ich wersję w PDF.
| Format | Gdzie się otwiera | Uwaga praktyczna |
|---|---|---|
| przeglądarka na telefonie oraz na komputerze | podstawowy format dokumentacji przy maszynie | |
| JPG oraz PNG | przeglądarka, galeria systemowa | zdjęcia usterek, fotografie tablic znamionowych |
| DWG oraz DXF | program projektowy na komputerze | do hali warto wygenerować odpowiednik w PDF |
| Arkusz kalkulacyjny | komputer, ograniczona obsługa na telefonie | tabele przeglądów lepiej trzymać w rejestrze |
Pełna dokumentacja techniczno-ruchowa bywa opracowaniem na kilkaset stron, więc do codziennej pracy praktyczniejszy jest wyciąg z rysunkami oraz tabelą przeglądów. Warunki pracy z telefonu w hali opisuje strona o mobilnym dostępie do CMMS, a same ekrany technika - strona o aplikacji mobilnej przy maszynie.
Archiwum wydruków w postaci PDF
Każdy wygenerowany wydruk zostaje w archiwum z numerem sesji oraz numerem wydruku. Dzięki temu karta pracy wydana technikowi trzy tygodnie temu daje się odtworzyć w tej samej postaci, w jakiej została wydrukowana.
Ma to znaczenie przy sporach o zakres zlecenia. Wydruk odtworzony z archiwum pokazuje stan dokumentu z chwili druku, także wtedy, gdy zlecenie zostało później uzupełnione o dodatkowe czynności. Sam obieg dokumentu opisuje strona o cyfrowym obiegu zleceń naprawy.
Aktualizacja rysunków i oznaczanie wersji
Nowy plik dopina się jako kolejną pozycję, więc historia zmian polega na kolejnych wpisach, a nie na porównywaniu wersji. Przy aktualizacji schematu warto w nazwie pliku zapisać datę oraz zakres zmiany, żeby technik sięgnął po właściwy rysunek.
- Data w nazwie - format rok-miesiąc-dzień sortuje pliki chronologicznie w każdym widoku.
- Zakres zmiany - krótkie oznaczenie, na przykład wymiana falownika, zamiast słowa poprawka.
Modernizacja maszyny bez aktualizacji schematu jest częstą przyczyną przedłużonej diagnostyki. Rysunek sprzed pięciu lat pokazuje wtedy obwód, którego już nie ma, a technik szuka usterki w miejscu, w którym nic się nie zmieniło. Dokumentacja poprawiona po remoncie należy do zakresu prac remontowych, co opisuje strona o strategiach prac utrzymania ruchu. Zasady oznaczania dokumentacji technicznej wyrobów opisuje Polski Komitet Normalizacyjny.
Jak uporządkować pliki przy wdrożeniu
Pierwsze pliki wprowadza zespół wdrożeniowy razem z kartotekami, a późniejsze uzupełnienia technicy przy okazji napraw. Zdjęcie szafy sterowniczej zrobione podczas naprawy bywa użyteczniejsze niż rysunek sprzed dziesięciu lat.
| Etap | Co robić |
|---|---|
| Przed wdrożeniem | zebranie instrukcji oraz schematów maszyn krytycznych w formacie PDF |
| Przy imporcie kartotek | dopięcie plików do obiektów, zaczynając od urządzeń pod dozorem |
| Pierwszy kwartał pracy | uzupełnianie zdjęciami z bieżących napraw |
| Później | aktualizacja rysunków po każdym remoncie zmieniającym układ |
Zaczynanie od kompletu dokumentacji dla całego parku maszynowego zwykle blokuje wdrożenie na miesiące. Wystarczy zacząć od maszyn, których postój zatrzymuje produkcję. Repozytorium oraz panele załączników można sprawdzić na przykładowych danych w demo modułu CMMS.