W skrócie
Historia maszyny nie powstaje z osobnego formularza. Odkłada się z dokumentów zamykanych przy każdej naprawie, więc jej wartość zależy od tego, co technicy wpisali w polach, które wydawały się wtedy mało istotne.
Co zostaje po zamkniętym zleceniu
Historia maszyny nie powstaje z osobnego formularza. Odkłada się z dokumentów zamykanych przy każdej naprawie, więc jej wartość zależy od tego, co technicy wpisali w polach, które wydawały się wtedy mało istotne. Po zamknięciu zlecenia zostaje zestaw danych, którego nikt później nie uzupełni.
| Element zapisu | Co zawiera | Do czego służy po latach |
|---|---|---|
| Rodzaj awarii | kategoria usterki wybrana ze słownika | grupowanie zdarzeń w zestawieniach |
| Opis naprawy | przebieg prac wpisany przez technika | skrócenie diagnozy przy podobnym objawie |
| Zużyte części | indeksy pozycji z ilościami oraz ceną | policzenie kosztu materiałowego maszyny |
| Daty dokumentu | zgłoszenie, przyjęcie oraz zakończenie prac | liczenie czasu reakcji i czasu naprawy |
| Zdjęcia | fotografie usterki albo stanu po naprawie | sprawy gwarancyjne oraz szkolenie nowych osób |
Dwa pola decydują o wartości całej ewidencji: rodzaj awarii ze słownika oraz opis wykonanej naprawy. Pierwsze pozwala liczyć, drugie tłumaczy. Bez nich pozostaje sama liczba zgłoszeń, która niewiele wyjaśnia. Zasady prowadzenia słowników opisuje strona o kartotekach maszyn i skorowidzach.
Po jakim czasie dane dają wnioski
Pierwsze tygodnie po wdrożeniu nie dają podstaw do decyzji, choć bywają odbierane jako zła wiadomość. Liczba awarii zwykle rośnie, bo zdarzenia wreszcie trafiają do ewidencji, a nie ponieważ maszyny psują się częściej niż wcześniej.
- Miesiąc pierwszy - sprawdzenie, czy wpisy są kompletne, bez wyciągania wniosków o maszynach.
- Kwartał - pierwsze prawidłowości w skali całego parku, przy setkach dokumentów.
- Rok - wnioski o pojedynczej maszynie, gdy zebrało się kilkanaście zdarzeń.
- Dwa lata - porównanie okresów oraz ocena, czy zmiana interwałów przeglądów zadziałała.
System nie wysyła alertu o rosnącej awaryjności z ustawionym progiem. Wzrost widać w zestawieniu porównującym okresy, więc ktoś musi ten raport otworzyć. W praktyce sprawdza się stały termin przeglądu wyników, na przykład na początku każdego kwartału.
Zestawienia dostępne w module
Raporty liczą się wprost z dokumentów, bez osobnej hurtowni danych. Każdy ma parametr zakresu dat, a wyniki można wyeksportować do pliku i policzyć dalej w arkuszu.
Zestawienia odpowiadają na różne pytania i dwa z nich przy tej samej maszynie mogą pokazać inne liczby. Statystyka czynności zlicza dokumenty pięciu rodzajów, raport awaryjności bierze wyłącznie zgłoszenia. Pełny przegląd tych zestawień zbiera strona o raportach awaryjności i kosztów maszyn.
Decyzje zakupowe oparte na historii
Rozmowa o wymianie maszyny bez danych sprowadza się do wymiany opinii. Z historią sprowadza się do porównania dwóch liczb: sumy kosztów utrzymania z ostatnich lat oraz ceny urządzenia zamiennego.
| Decyzja | Dane z rejestrów | Na co uważać |
|---|---|---|
| Remont kapitalny | koszt napraw z trzech lat oraz liczba postojów | koszt postoju linii bywa wyższy niż sam remont |
| Wymiana urządzenia | suma kosztów wobec ceny zamiennika | starsza maszyna ma droższe i trudniej dostępne części |
| Zwiększenie zapasu części | częstotliwość pobrań pozycji z magazynu | zapas kosztuje, ale postój kosztuje więcej |
| Umowa serwisowa z producentem | liczba prac obcych oraz ich koszt | umowa ryczałtowa opłaca się przy stałej liczbie zgłoszeń |
Składniki tego rachunku rozkłada strona o kosztach utrzymania sprzętu liczonych w CMMS, a wysokość progów zapasu - strona o magazynie części zamiennych.
Historia maszyny w rozmowie z dostawcą
Zapisy z rejestru zmieniają pozycję zakładu w rozmowie z serwisem producenta. Zgłoszenie reklamacyjne poparte listą dat oraz numerami dokumentów trudniej zbyć niż twierdzenie, że urządzenie ciągle się psuje.
Ta sama usterka zgłoszona czwarty raz w ciągu roku gwarancyjnego jest argumentem za wymianą podzespołu, nie za kolejną naprawą. Warunkiem jest jednak to, żeby wszystkie cztery zgłoszenia miały ten sam rodzaj awarii ze słownika, a nie cztery różne opisy własnymi słowami.
Dokumentacja zdjęciowa dopięta do zgłoszeń działa podobnie. Fotografia pękniętego elementu z datą zapisu bywa rozstrzygająca w sporze o przyczynę uszkodzenia. Sposób dopinania plików do obiektów opisuje strona o schematach i dokumentacji maszyn.
Co psuje jakość danych
Najczęstsze problemy nie wynikają z programu, a ze sposobu pracy. Każdy z nich da się poprawić w kolejnych miesiącach, ale żaden nie naprawia się wstecz w już zapisanych dokumentach.
- Kilka wpisów jednej maszyny - Prasa, Prasa 1 oraz prasa hydrauliczna rozdzielają historię na trzy części.
- Puste pole przyczyny - dokument istnieje, ale nie wchodzi do żadnego sensownego zestawienia.
- Zlecenia niezamykane - praca wykonana, dokument w realizacji, raport nie liczy jej jako gotowej.
- Zmiana zasad zapisu w trakcie - dwa okresy przestają być porównywalne, choć liczby wyglądają podobnie.
Przepisywanie historii z papieru rzadko się opłaca. Przeniesienie dwóch lat zgłoszeń zajmuje tygodnie, a dane z segregatora bywają niekompletne. Wyjątkiem są maszyny przed decyzją o wymianie, gdzie liczy się każdy zapis kosztu. Kontekst zmiany z arkusza na rejestr opisuje strona o oprogramowaniu CMMS zamiast arkusza.
Jak długo przechowywać dokumenty
Dokumenty maszyn pozostają zwykle przez cały okres eksploatacji urządzenia, a przy sprzęcie pod dozorem dłużej, bo protokoły badań bywają wymagane przy kontroli. Zasady retencji ustala firma, system sam ich nie usuwa.
| Rodzaj zapisu | Typowy okres przechowywania |
|---|---|
| Zgłoszenia oraz zlecenia napraw | cały okres eksploatacji maszyny |
| Protokoły badań dozoru technicznego | do wycofania urządzenia z eksploatacji oraz dłużej |
| Dokumenty magazynowe | zgodnie z zasadami przyjętymi dla ewidencji materiałowej |
| Zdjęcia dołączone do zgłoszeń | razem z dokumentem, do którego zostały dopięte |
Wymagania wobec urządzeń podlegających dozorowi prowadzi Urząd Dozoru Technicznego, a ewidencję badań w systemie opisuje strona o utrzymaniu ruchu maszyn i urządzeń pod dozorem. Same zestawienia można przejrzeć na przykładowych danych w demo modułu CMMS.