W skrócie
Dane o maszynach, częściach oraz dostawcach istnieją w firmie zwykle w dwóch miejscach naraz. Integracja polega na ustaleniu, który system prowadzi którą kartotekę, a nie na kopiowaniu wszystkiego w obie strony.
Po co łączyć moduł utrzymania ruchu z ERP
Dane o maszynach, częściach oraz dostawcach istnieją w firmie zwykle w dwóch miejscach naraz. Integracja polega na ustaleniu, który system prowadzi którą kartotekę, a nie na kopiowaniu wszystkiego w obie strony.
Sama wymiana danych nie jest warunkiem uruchomienia modułu. Rejestry zdarzeń działają na własnych kartotekach od pierwszego dnia, a połączenie z systemem finansowym bywa potrzebne dopiero wtedy, gdy koszty napraw mają trafiać do rozliczeń albo gdy indeksy części prowadzi już inny program.
| Powód integracji | Co daje | Kiedy jest potrzebna |
|---|---|---|
| Koszty napraw w rozliczeniach | wartość części oraz usług obcych przy środku trwałym | gdy controlling rozlicza maszyny osobno |
| Wspólne indeksy części | jedna numeracja w zakupach oraz w magazynie | gdy zakupy prowadzi system finansowy |
| Kartoteka kontrahentów | jedna lista dostawców oraz serwisów | gdy umowy prowadzi dział zakupów |
| Środki trwałe | spójna lista urządzeń w obu systemach | gdy park maszynowy zmienia się często |
Dane, które warto wymieniać
Zakres wymiany warto ograniczyć do kartotek oraz do kosztów. Dokumenty operacyjne, czyli zgłoszenia i zlecenia, pozostają w module utrzymania ruchu, bo w systemie finansowym nie miałyby odbiorcy.
- Kartoteka środków trwałych - lista urządzeń przekazywana do kartoteki obiektów technicznych.
- Indeksy pozycji - numery części wspólne dla zakupów oraz dla magazynu części zamiennych.
- Kontrahenci - dostawcy oraz firmy serwisowe, zwykle prowadzone przez dział zakupów.
- Koszty zleceń - wartość materiału oraz usług obcych wracająca do rozliczeń.
Kartoteki wystarczy uzgadniać raz dziennie, bo indeksy oraz kontrahenci zmieniają się rzadko. Dane o kosztach przekazuje się zwykle po zamknięciu miesiąca, w rytmie narzuconym przez księgowość, a nie przez utrzymanie ruchu.
Kto prowadzi którą kartotekę
Źródło prawdy dla każdej kartoteki trzeba wskazać przed uruchomieniem wymiany danych. Bez tej decyzji oba systemy zaczynają dopisywać własne pozycje i po kilku miesiącach ta sama część istnieje pod dwoma numerami.
| Kartoteka | Kto ją zakłada | Co dopisuje druga strona |
|---|---|---|
| Części zamienne | system finansowy, bo tam powstają zakupy | progi zapasu, lokalizacja na regale, powiązanie z maszyną |
| Obiekty techniczne | zwykle moduł utrzymania ruchu | numer środka trwałego oraz wartość początkowa |
| Kontrahenci | dział zakupów w systemie finansowym | oznaczenie serwisu wykonującego prace |
| Pracownicy | kadry | rola oraz uprawnienia w module utrzymania ruchu |
Dopisywanie własnych pól przez stronę, która kartoteki nie prowadzi, jest normalne i pożądane. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy obie strony zakładają nowe pozycje. Wtedy nie ma już źródła prawdy, są dwa równoległe rejestry o zbliżonej treści.
Sposoby wymiany danych
Techniczna strona zależy od tego, czy oba systemy pracują na tym samym serwerze bazy danych oraz od tego, jak często dane mają się uzgadniać. Wszystkie warianty sprowadzają się do zasilenia tabel, różnią się tylko drogą.
- Plik wymiany - arkusz albo plik CSV wczytywany cyklicznie, najprostsze rozwiązanie.
- Serwer połączony - mechanizm bazy danych pozwalający sięgnąć do tabel innego serwera.
- Widok bazy danych - odczyt kartoteki wprost z tabeli systemu prowadzącego dane.
- Usługa sieciowa - wymiana na żądanie, gdy dane mają być aktualne w czasie rzeczywistym.
Pierwszy wariant wystarcza przy kartotekach uzgadnianych raz na dobę i jest najtańszy w utrzymaniu. Mechanizm serwerów połączonych opisuje dokumentacja Microsoft o serwerach połączonych w SQL Server.
Poczta, arkusz oraz wydruki
Poza wymianą z systemem finansowym system współpracuje z narzędziami biurowymi. Menu dodatkowe rejestru pozwala wysłać wiadomość pocztą albo krótką wiadomość tekstową z poziomu zaznaczonego dokumentu.
| Funkcja | Co robi | Czego wymaga |
|---|---|---|
| Wysyłka pocztą z dokumentu | przekazanie treści zlecenia do odbiorcy | skonfigurowanego konta pocztowego po stronie serwera |
| Wiadomość tekstowa | powiadomienie technika o nowym zleceniu | usługi wysyłki wiadomości |
| Eksport siatki | zapis widocznych wierszy rejestru do pliku | zachowuje aktywne filtry widoku |
| Wydruk dokumentu | karta pracy dla technika albo zestawienie | plik PDF zapisany w archiwum wydruków |
Adres oraz treść wiadomości uzupełnia użytkownik, system nie prowadzi własnej książki adresowej poza kartoteką kontrahentów. Sposób prowadzenia archiwum wydruków opisuje strona o schematach i dokumentacji maszyn.
Rozbieżne indeksy tej samej części
Najczęstszy problem przy łączeniu dwóch systemów nie jest techniczny. Magazyn prowadzi indeks wewnętrzny, zakupy pracują na numerach katalogowych producenta, a ta sama część figuruje pod dwoma oznaczeniami.
Rozwiązaniem jest wskazanie jednego źródła oraz zbudowanie tabeli powiązań dla pozycji historycznych. Utrzymywanie dwóch niezależnych numeracji kończy się rozbieżnością zapasu, której nie wyjaśni żadna inwentaryzacja stanów magazynowych. Kartoteka przechowuje oba pola równolegle właśnie po to, żeby zamówienie nie wymagało tłumaczenia oznaczeń przy każdej pozycji. Sposób zbierania zapotrzebowania opisuje strona o zapotrzebowaniu na części zamienne, a standardy numerowania pozycji prowadzi organizacja GS1 Polska.
Gdzie kończy się integracja
Nie wszystko warto łączyć, choć technicznie bywa to możliwe. Granicę wyznacza pytanie, czy druga strona ma odbiorcę dla przekazywanych danych.
- Zostaje w module utrzymania ruchu - zgłoszenia, zlecenia, czynności oraz zdjęcia usterek.
- Przechodzi do systemu finansowego - koszty zamkniętych zleceń oraz informacja o remontach.
Przenoszenie zgłoszeń awarii do systemu finansowego nie daje nikomu korzyści, a podwaja liczbę miejsc wymagających utrzymania. Zakres konfiguracji po stronie systemu opisuje strona o ustawieniach administratora programu CMMS, a rolę całego modułu - strona o tym, czym jest CMMS i jak działa w zakładzie. Zakres danych widocznych bez podłączania firmowego systemu finansowego pokazuje demo modułu CMMS.