Moduł ten stanowi dogodne narzędzie zabezpieczania dostępu do danych zawartych w całym lub części systemu.
Pozwala on definiować prawa dostępu dla grup i indywidualnych użytkowników. Kontrola obejmuje dostęp zarówno systemu jako całości, jak i do jego poszczególnych modułów, rejestrów, dokumentów czy funkcji.
W obrębie jednej funkcji można także definiować prawa do odczytu, wprowadzania zmian lub usuwania danych.
Przy pomocy modułu Administrator systemu można dokonać zmiany parametrów programu. Potrzeba taka może wiązać się np. ze zmianami systemu kodowania słowników i skorowidzy. Funkcję administratora programu CMMS pełni zwykle osoba mająca większe uprawnienia i posiadająca odpowiednią wiedzę w zakresie sposobu działania programu.
Najważniejsze funkcje konfiguracyjne administratora systemu narzędziownia:
definiowania użytkowników programu, czyli KTO i CO może robić w programie definiowanie skorowidzów i słowników wykorzystywanych podczas rejestracji danych określenie sposobu numeracji dokumentów ustawienie parametrów globalnych systemu, w tym danych ewidencyjnych drukowanych na dokumentach dostęp do przeglądania dokumentów usuniętych dostęp do przeglądania dziennika zdarzeń.
