W skrócie
W opisywanym wdrożeniu spis narzędzi można zacząć w jednym z trzech zakresów. Program najpierw sprawdza cztery rzeczy, a dopiero potem przygotowuje arkusz z kopią stanu. Poniżej opisujemy zakresy i kontrole, a także to, co program zapisuje po dopisaniu arkusza.
Inwentaryzacja opisana poniżej dotyczy narzędzi w narzędziowni Studio TCS.net, a nie części zamiennych w module CMMS, który jest tematem pozostałych stron tego serwisu. W opisywanym wdrożeniu grupę CMMS wyłączono w menu, a zakres całego wdrożenia omawia artykuł o narzędziowni bez modułu CMMS.
Trzy zakresy spisu
Nowy arkusz inwentaryzacji dopisuje się z menu Nowa inwentaryzacja albo przyciskiem Dopisz w rejestrze arkuszy. Pierwszy krok to wybór zakresu spisu, a drugi to formularz. W formularzu dział jest polem tylko do odczytu, magazyn wybiera się z listy, a trzecie pole zależy od zakresu.
Przycisk Dopisz pojawia się dopiero po wyborze wymaganych pól. Nie ma więc możliwości, by arkusz powstał bez magazynu albo bez wskazania tego, co spisujemy. Zakres decyduje zarówno o tym, co trafi do arkusza, jak i o tym, które kartoteki i lokalizacje program oznaczy po zapisie.
| Zakres | Co wskazujesz w drugim kroku |
|---|---|
| Magazyn | Magazyn z listy, bez dodatkowego pola. |
| Lokalizacja | Magazyn oraz lokalizację, którą spisujesz. |
| Asortyment | Magazyn oraz asortyment, czyli kartotekę narzędzia. |
Przykład z wymyślonej narzędziowni: kierownik chce sprawdzić jeden regał, więc wybiera zakres lokalizacji. Gdy zależy mu na jednym typie narzędzia w całym magazynie, wybiera asortyment. Cały magazyn działu spisuje się zakresem magazynu. Ten wybór wpływa później na zakres oznaczania kartotek.
Na etapie analizy warto ustalić, czy firma spisuje częściej cały magazyn działu, czy pojedyncze miejsca. Od odpowiedzi zależy, który zakres stanie się podstawowy, a który pozostanie rzadkim wyjątkiem. Każdy zakres przechodzi te same cztery kontrole, które opisujemy niżej.
Cztery kontrole przed dopisaniem
Arkusz powstaje dopiero wtedy, gdy zakres nie ma dokumentów w buforze i nie jest już objęty innym spisem.
Po wyborze zakresu program wykonuje cztery kontrole. Pierwsza dotyczy bufora dokumentów magazynowych: dla zakresu nie może w nim być żadnych dokumentów. Gdy są, komunikat o blokadzie dopisania podaje liczbę pozycji w buforze. Druga kontrola sprawdza, czy w zakresie są pozycje do spisu. Brak pozycji kończy się komunikatem, że nie ma czego dopisywać.
Trzecia kontrola dotyczy arkusza tego samego zakresu: nie może już istnieć arkusz w trakcie realizacji, czyli niezamknięty. Czwarta pilnuje, by pozycje zakresu nie były w żadnym innym arkuszu w trakcie realizacji. Porównuje je po kartotece dla zakresów magazynu i asortymentu, a po lokalizacji dla zakresu lokalizacji. Dwie ostatnie kontrole chronią przed dwoma spisami tego samego miejsca. Dopiero po przejściu wszystkich czterech program przygotowuje arkusz.
Przykład: kierownik próbuje dopisać arkusz dla lokalizacji, w której leży niezatwierdzony dokument rozchodu. Pierwsza kontrola zatrzymuje dopisanie, a komunikat podaje liczbę pozycji w buforze. Kierownik zatwierdza lub usuwa dokument i dopisuje arkusz ponownie.
| Kontrola | Co sprawdza | Skutek niepowodzenia |
|---|---|---|
| 1. Bufor dokumentów | Czy zakres nie ma dokumentów magazynowych w buforze. | Komunikat o blokadzie dopisania z liczbą pozycji w buforze. |
| 2. Pozycje do spisu | Czy w zakresie są pozycje do spisania. | Komunikat, że nie ma czego dopisywać. |
| 3. Arkusz tego samego zakresu | Czy dla wybranych warunków nie ma arkusza w trakcie realizacji, czyli niezamkniętego. | Arkusz nie zostaje dopisany. |
| 4. Pozycje w innym arkuszu | Czy pozycje zakresu nie są w żadnym arkuszu w trakcie realizacji. Porównanie idzie po kartotece albo po lokalizacji. | Arkusz nie zostaje dopisany. |
Na etapie analizy warto ustalić, kto przed spisem zatwierdza lub usuwa dokumenty z bufora i w jakiej kolejności. Sam bufor omawiamy w artykule o przyjęciu i rozchodzie wewnętrznym narzędzi.
Kopia stanu do arkusza
Zapis kopiuje stan do arkusza, w tym numer seryjny i ilość. Kopiuje też terminy. Dochodzą do nich lokalizacja i data produkcji. Kopiowane jest saldo z zatwierdzonych dokumentów, więc pozycje o saldzie zerowym nie trafiają do arkusza. Arkusz nie odwołuje się do stanu na żywo, lecz zawiera jego odbitkę z chwili dopisania. Następnie program nadaje numer arkusza w formacie rok-miesiąc-numer, a po nim literowy typ arkusza, i dopisuje wpis do historii.
Przykład: arkusz dla wymyślonej lokalizacji z dwoma narzędziami ma po dopisaniu dwie pozycje z ilością i terminami oraz z numerami seryjnymi tam, gdzie kartoteka je ma. Wyniki liczenia wpisuje się później, w osobnej transakcji.
Po zapisie program pokazuje komunikat i przycisk Zamknij, który otwiera rejestr arkuszy. Magazynier trafia więc od razu do miejsca, w którym leży świeżo dopisany arkusz. Skąd stan w programie bierze się na początku, wyjaśnia artykuł o imporcie startowym narzędziowni.
Oznaczenie kartotek i lokalizacji
Zapis oznacza kartoteki i lokalizacje stanem inwentaryzacji. Zakres oznaczania zależy od wybranego zakresu spisu. Dla zakresu magazynu oznaczany jest cały magazyn działu. Dla asortymentu oznaczane są kartoteki i lokalizacje pozycji arkusza. Dla lokalizacji oznaczane są tylko lokalizacje. O tym, czym są kartoteki, których dotyczy oznaczenie, piszemy w artykule o kartotece narzędzia z indeksem z licznika.
- Zakres szeroki. Spis magazynu oznacza cały magazyn działu.
- Zakres wąski. Spis lokalizacji oznacza tylko lokalizacje, a spis asortymentu kartoteki i lokalizacje pozycji z arkusza.
Oznaczenie stanem inwentaryzacji usuwa narzędzia z list wyboru w trzech dokumentach: przyjęciu, rozchodzie i wydaniu do serwisu. Znikają też z list lokalizacji. Nie blokuje natomiast wypożyczeń, zwrotów ani szybkich operacji. Zasady ogólne spisu w module magazynu opisuje strona o kontroli stanów magazynowych części zamiennych.
Rejestr arkuszy po dopisaniu
W konfiguracji menu podmenu inwentaryzacji ma w opisywanym wdrożeniu siedem aktywnych pozycji, to stan konfiguracji z października 2026. Pierwsza to nowa inwentaryzacja, a kolejne dwie to arkusze w trakcie realizacji i arkusze zamknięte. Dalej stoją dokumenty w buforze oraz lokalizacje w trakcie inwentaryzacji, a na końcu dwa rejestry: nadwyżek i niedoborów. Opisujemy je jako pozycje obecne w konfiguracji, a nie jako gwarancję, że każdy użytkownik widzi wszystkie.
Usuwanie i zamykanie arkusza to nie pozycje menu, lecz przyciski paska narzędzi rejestru arkuszy w trakcie realizacji.
Do rejestru arkuszy program prowadzi po dopisaniu, po kliknięciu przycisku Zamknij. Przycisk Dopisz w rejestrze to jeden z dwóch sposobów rozpoczęcia nowego spisu, obok pozycji Nowa inwentaryzacja w menu. Ogólny opis arkuszy i rozliczania różnic w module magazynu znajdziesz na stronie o magazynie części zamiennych w CMMS.
Nadwyżki i niedobory po spisie
Liczenie i zamknięcie arkusza, w tym dokumenty nadwyżek i niedoborów, wykonuje się w innych transakcjach niż dopisanie arkusza. Ten artykuł kończy się więc w chwili, gdy arkusz jest przygotowany, a stan skopiowany. Szczegółów zamknięcia nie opisujemy.
Na etapie analizy warto zapytać, kto w Twojej firmie liczy i zamyka arkusze oraz czy jest to ta sama osoba, która je dopisuje. Obie czynności wykonuje się w osobnych transakcjach.