W skrócie
Szkolenie prowadzone dla wszystkich naraz kończy się tym, że operator słucha o słownikach administratora, a administrator o wpisywaniu zgłoszeń. Każda rola potrzebuje innego zakresu i innego czasu.
Cztery role, cztery zakresy szkolenia
Szkolenie prowadzone dla wszystkich naraz kończy się tym, że operator słucha o słownikach administratora, a administrator o wpisywaniu zgłoszeń. Każda rola pracuje na innym zestawie ekranów, więc potrzebuje innego zakresu oraz innego czasu.
| Rola | Zakres szkolenia | Czas | Miejsce |
|---|---|---|---|
| Operator maszyny | formularz zgłoszenia oraz podgląd jego statusu | około dwudziestu minut | przy maszynie |
| Technik utrzymania ruchu | zlecenia, czynności, pobieranie części, zamykanie dokumentu | dwie godziny | warsztat oraz stanowisko komputerowe |
| Dyspozytor | przyjmowanie zgłoszeń, przypisania, kalendarz prac | pół dnia | pulpit dyspozytorni |
| Administrator | skorowidze, numeracja, konta oraz uprawnienia | dzień | stanowisko administracyjne |
Podział czasu nie jest przypadkowy. Operator wykonuje jedną czynność, administrator ustawia mechanizmy wpływające na pracę wszystkich pozostałych. Zakres tych ustawień opisuje strona o ustawieniach administratora programu CMMS.
Szkolenie operatora w dwadzieścia minut
Zakres jest wąski celowo: jeden formularz oraz sposób sprawdzenia, co się dzieje ze zgłoszeniem. Dłuższe szkolenie w sali konferencyjnej nie zwiększa liczby poprawnych wpisów, za to zniechęca do systemu.
- Wybór obiektu - odnalezienie maszyny po symbolu albo zeskanowanie etykiety telefonem.
- Rodzaj awarii - wybór kategorii z listy, bez wpisywania własnego opisu w to pole.
- Opis objawów - co słychać, co widać, od kiedy trwa, zamiast słowa nie działa.
- Zatrzymanie produkcji - znacznik decydujący o kolejności prac, więc używany świadomie.
Ostatni punkt wymaga ustalenia zasady w zakładzie, bo żadna instrukcja producenta go nie rozstrzyga. Jeśli znacznik zaznacza się przy każdym zgłoszeniu, przestaje cokolwiek znaczyć. Jego wpływ na pracę działu opisuje artykuł o ograniczaniu przestojów maszynowych.
Zakres szkolenia technika i dyspozytora
Technik uczy się dwóch rzeczy: wpisywania czynności oraz pobierania części na zlecenie. Obie są proste w obsłudze, a trudne w nawyku, bo wykonuje się je po zakończeniu pracy, kiedy chęć do wypełniania formularzy jest najmniejsza.
| Czynność | Gdzie się wykonuje | Częsty błąd na szkoleniu |
|---|---|---|
| Przyjęcie zlecenia | menu operacji przy wierszu rejestru | pominięcie zmiany statusu przed rozpoczęciem prac |
| Dopisanie czynności | podmenu instrukcji w otwartym dokumencie | opis zbyt ogólny, bez wartości pomiarów |
| Pobranie części | zakładka zużytych pozycji | wpisanie nazwy zamiast wyboru indeksu |
| Zamknięcie zlecenia | operacja zmiany statusu na zrealizowane | zostawienie dokumentu w realizacji po zakończeniu prac |
Dyspozytor dochodzi do tego pracę z kalendarzem oraz przypisania. Jego zakres obejmuje planowanie tygodnia, co opisuje strona o harmonogramie pracy mechaników, a pobieranie części - strona o magazynie części zamiennych. Szkolenie z obsługi systemu nie zastępuje przy tym uprawnień do pracy przy urządzeniach technicznych, których zasady nadawania prowadzi Urząd Dozoru Technicznego.
Skróty, które skracają codzienną pracę
Interfejs ma kilka mechanizmów, które przy kilkudziesięciu dokumentach dziennie oszczędzają wymierny czas. Na szkoleniu bywają pomijane, bo nie są potrzebne do wykonania pierwszego zadania.
- Wyszukiwarka transakcji - wpisanie fragmentu nazwy otwiera funkcję bez klikania w menu.
- Filtry w nagłówkach kolumn - zawężenie rejestru do jednej maszyny albo jednego miesiąca.
- Kafelki statusów - wejście wprost do listy prac w danym stanie, zamiast filtrowania ręcznego.
- Eksport siatki - zapis widocznych wierszy do pliku z zachowaniem aktywnych filtrów.
Eksport z filtrami przydaje się przy rozmowach z produkcją oraz przy raportach okresowych. Zakres dostępnych zestawień opisuje strona o raportach w CMMS.
Błędy pierwszych tygodni
Powtarzają się w każdym zakładzie i żaden nie wynika z braku zdolności technicznych. Wszystkie dotyczą nawyku, więc mijają po kilku tygodniach konsekwentnego zwracania uwagi.
Najkosztowniejszym błędem nie jest pomyłka we wpisie, a zlecenie zostawione w statusie realizacji po zakończeniu pracy. Maszyna działa, technik zajmuje się następną sprawą, a rejestr pokazuje pracę w toku. Po miesiącu kierownik ma dwadzieścia spraw otwartych, z których większość dawno się zakończyła.
- Pusty opis naprawy - dokument istnieje, ale nie mówi, co zrobiono przy maszynie.
- Zgłoszenie bez obiektu właściwego - wpis na pierwszą maszynę z listy zamiast na tę uszkodzoną.
Skutki takich zapisów widać dopiero w zestawieniach po kwartale, co opisuje strona o danych o historii napraw i awarii.
Instrukcja stanowiskowa na jednej stronie
Obszerne instrukcje przestają być aktualne po pierwszej zmianie konfiguracji, a nikt ich nie czyta przy maszynie ze zdjętą osłoną. Sprawdza się jedna strona na rolę, z zrzutem ekranu oraz kolejnością pól.
| Element instrukcji | Co powinien zawierać |
|---|---|
| Nagłówek | nazwa roli oraz data ostatniej aktualizacji |
| Zrzut ekranu | formularz z zaznaczonymi polami obowiązkowymi |
| Kolejność czynności | numerowana lista kroków, bez opisu wyjątków |
| Zasady zakładu | kiedy zaznacza się znacznik zatrzymania produkcji |
Ostatni wiersz jest tym, czego nie znajdzie się w żadnej dokumentacji producenta. Wygląd poszczególnych ekranów do takiej instrukcji można wziąć z galerii zrzutów ekranu systemu.
Jak utrwalić nawyki po szkoleniu
Skutek szkolenia sprawdza się liczbami z pierwszego miesiąca, nie ankietą. Trzy wartości wystarczają, żeby wiedzieć, gdzie nawyk się nie przyjął.
- Udział zgłoszeń z pustym opisem - mówi o jakości wpisów po stronie operatorów.
- Liczba zleceń bez zapisanych czynności - pokazuje, czy technicy dokumentują pracę.
- Zwłoka między zakończeniem pracy a zamknięciem dokumentu - mierzy dyscyplinę zamykania.
- Liczba zgłoszeń na maszynę - ujawnia stanowiska, z których nikt nic nie zgłasza.
Szkolenie kolejnych osób najlepiej prowadzi pracownik działu, a nie dostawca. Wewnętrzny prowadzący zna zasady przyjęte w zakładzie, które decydują o spójności danych. Ćwiczyć można na przykładowych danych w demo modułu CMMS, gdzie pomyłka niczego nie psuje, a późniejsze ćwiczenia warto przenieść do własnej instalacji po wdrożeniu systemu.