W skrócie
Wdrożenie rozstrzyga się na etapie kartotek, nie na etapie szkoleń. Zakład, który wchodzi do systemu z uporządkowaną listą maszyn, uruchamia rejestry w kilka dni, a zakład bez takiej listy spędza nad nią kolejne tygodnie.
Co przygotować przed startem
Wdrożenie rozstrzyga się na etapie kartotek, nie na etapie szkoleń. Zakład wchodzący do systemu z uporządkowaną listą maszyn uruchamia rejestry w kilka dni, a zakład bez takiej listy spędza nad nią kolejne tygodnie. Samo udostępnienie oprogramowania nie jest tu wąskim gardłem.
| Do przygotowania | Dlaczego przed startem | Kto zwykle przygotowuje |
|---|---|---|
| Lista maszyn z symbolami | bez obiektu nie da się wystawić żadnego dokumentu | kierownik utrzymania ruchu |
| Struktura lokalizacji | pole lokalizacji wybiera się z listy, nie wpisuje | osoba znająca układ hal |
| Rodzaje awarii oraz przeglądów | słowniki sterują później wszystkimi zestawieniami | technicy razem z kierownikiem |
| Podział ról | kto zgłasza usterki, a kto wystawia zlecenia | kierownictwo zakładu |
Bez pierwszej pozycji nie powstanie żaden dokument, bez ostatniej rejestr zapełnia się zgłoszeniami bez właściciela. Zakres pól kartoteki opisuje strona o kartotekach maszyn i urządzeń.
Import kartotek z arkusza
Kreator importu przyjmuje plik arkusza i pokazuje listę kolumn z podziałem na wymagane oraz opcjonalne. Udostępnia też plik wzorcowy, co skraca przygotowanie danych po stronie zakładu i ogranicza liczbę poprawek po wczytaniu.
Konwencję symboli trzeba ustalić przed importem, nie po nim. Poprawianie tysiąca rekordów po wczytaniu zajmuje więcej czasu niż przygotowanie arkusza, a błędny symbol wraca potem w każdym dokumencie serwisowym wystawionym w międzyczasie.
Drugą drogą jest wymiana danych z systemem ERP, w którym maszyny figurują jako środki trwałe. Trzeba wtedy ustalić, który program jest źródłem prawdy dla nazwy oraz lokalizacji urządzenia, co opisuje strona o integracji CMMS z systemem ERP. Mechanikę wczytywania arkuszy do bazy dokumentuje Microsoft w opisie importu danych z programu Excel do SQL Server.
Kolejność uruchamiania rejestrów
Uruchamianie wszystkich rejestrów naraz zwykle się nie sprawdza. Obsługa poznaje wtedy pięć formularzy w jednym tygodniu i żadnego nie opanowuje na tyle, żeby pracować bez zaglądania do instrukcji.
- Etap pierwszy - zgłoszenia awarii oraz zlecenia napraw, czyli codzienny obieg pracy.
- Etap drugi - przeglądy okresowe z harmonogramem i kalendarzem prac.
- Etap trzeci - magazyn części z progami zapasu oraz rozliczaniem zleceń.
- Etap czwarty - remonty oraz rejestr badań dozoru technicznego.
Pierwszy etap uczy najważniejszego nawyku, czyli zapisywania zdarzeń zamiast rozmowy o nich. Przebieg obiegu zlecenia opisuje strona o cyfrowym obiegu zleceń naprawy, a mechanikę modułu przeglądów - strona o planowaniu przeglądów okresowych.
Konfiguracja skorowidzów i numeracji
Skorowidze oraz wzorce numeracji ustawia administrator przed wpisaniem pierwszych dokumentów. Zmiana wzorca numeru w trakcie pracy nie unieważnia starych dokumentów, ale wprowadza w rejestrze dwa formaty obok siebie, co utrudnia późniejsze sortowanie.
| Ustawienie | Co obejmuje | Skutek późniejszej zmiany |
|---|---|---|
| Wzorzec numeracji | format numeru dokumentu w każdym module | dwa formaty w jednym rejestrze |
| Rodzaje awarii | lista kategorii usterek wybieranych przy zgłoszeniu | starsze dokumenty zachowują dawne wartości |
| Rodzaje przeglądów | okresowy, po naprawie albo specjalny | zestawienia z dwóch okresów przestają być porównywalne |
| Uprawnienia ról | zakres przycisków dostępnych użytkownikowi | zmiana działa od razu, bez wpływu na dane |
Lista rodzajów awarii powinna powstać w rozmowie z technikami, bo to oni będą z niej wybierać. Kilkanaście pozycji sprawdza się lepiej niż czterdzieści, z których połowa nigdy nie zostanie użyta. Zakres dostępnych ustawień opisuje strona o ustawieniach administratora programu CMMS.
Co wpływa na zakres wdrożenia
Koszt oraz czas zależą od trzech czynników, a liczba maszyn jest wśród nich najmniej istotna. Zakład z dwustoma urządzeniami i jednym rejestrem uruchamia się szybciej niż zakład z trzydziestoma maszynami, pięcioma modułami oraz wymianą danych z systemem finansowym.
- Liczba kont - czy zgłoszenia wpisują operatorzy, czy tylko służby techniczne.
- Zakres modułów - jedna ścieżka zgłoszeń albo pełny zestaw z magazynem i remontami.
- Migracja danych - czy kartoteki przechodzą z innego programu, czy powstają od nowa.
- Integracje - wymiana danych z systemem ERP oraz wysyłka powiadomień pocztą.
Wycenę przygotowuje się po rozmowie o zakresie, bo te czynniki różnią się między zakładami mocniej niż sama wielkość parku maszynowego. Formularz wyceny prowadzi SoftwareStudio.
Kto bierze udział po stronie zakładu
Wdrożenie bez osoby decyzyjnej po stronie zakładu przeciąga się na miesiące, bo każde pytanie o konwencję symboli czeka na spotkanie. Zespół nie musi być duży, ale role trzeba przypisać imiennie.
| Rola w projekcie | Za co odpowiada |
|---|---|
| Właściciel wdrożenia | decyzje o zakresie oraz rozstrzyganie sporów między działami |
| Osoba prowadząca kartoteki | przygotowanie arkusza maszyn oraz listy lokalizacji |
| Administrator systemu | konta, uprawnienia, skorowidze oraz wzorce numeracji |
| Przedstawiciel techników | ocena formularzy z perspektywy pracy przy maszynie |
Ostatnia rola bywa pomijana, a jest najtańszym sposobem uniknięcia formularza, którego nikt nie wypełnia. Zakres przygotowania zespołu opisuje strona o szkoleniach użytkowników CMMS.
Co sprawdzić po pierwszym kwartale
Po trzech miesiącach nie ocenia się jeszcze stanu parku maszynowego, a jakości zapisów. Dopiero kompletne dokumenty dają podstawę do wniosków o maszynach w kolejnych kwartałach.
- Kompletność opisów - jaki odsetek zamkniętych zleceń ma wypełnione pole naprawy.
- Zlecenia otwarte bez ruchu - dokumenty w realizacji od kilku tygodni, czyli prace zamknięte tylko w praktyce.
Kontekst całej zmiany organizacyjnej opisuje strona o organizacji utrzymania ruchu w zakładzie, a rolę samego systemu - strona o tym, czym jest CMMS i jak działa w zakładzie. Warto zacząć od demo modułu CMMS, bo rozmowa o zakresie idzie łatwiej po obejrzeniu działających ekranów.