W skrócie
W opisywanym wdrożeniu firma zewnętrzna, która wykonuje prace serwisowe dla klienta, wypożycza jego narzędzia. Wypożyczającym jest firma, a nie pojedynczy pracownik, więc dostaje własny dokument wypożyczenia i zwrotu zamiast karty pracownika. Poniżej opisujemy ten dokument i zwrot z listy niezwróconych pozycji. Osobno pokazujemy, jak status firmy wygląda w zestawieniu stanu.
Wypożyczenia dla firm zewnętrznych opisane poniżej dotyczą narzędziowni w Studio TCS.net, a nie modułu CMMS, który jest tematem pozostałych stron tego serwisu. W opisywanym wdrożeniu grupę CMMS wyłączono w menu, a zakres całego wdrożenia omawia artykuł o narzędziowni bez modułu CMMS.
Dlaczego firma zewnętrzna ma własny dokument
Prace serwisowe wykonuje czasem nie dział klienta, lecz firma z zewnątrz. Według notatki ze spotkania z jesieni 2021 taka firma wypożycza od klienta narzędzia na czas pracy, a wypożyczającym jest firma, a nie pojedynczy pracownik. Narzędzia zapisują się więc na firmę z kartoteki, nie na osobę z karty pracownika.
Dlatego wypożyczenie dla firmy ma osobny dokument, a zwrot od firmy osobny dokument zwrotu. Program zna już wypożyczenie pracownikowi i zwrot od niego, a dokumenty firm zewnętrznych są ich odpowiednikami dla innego wypożyczającego. Pozycje przechodzą w nich te same kroki, więc osoba obsługująca narzędziownię nie uczy się drugiego sposobu pracy. Ogólny opis wydawania narzędzi podwykonawcom znajdziesz na stronie o narzędziach dla pracowników tymczasowych i podwykonawców, a odwrotny przypadek, czyli narzędzia najęte z zewnątrz, opisuje strona o najmie narzędzi z wypożyczalni.
Zwrot od firmy zewnętrznej proponuje wyłącznie te firmy, które mają niezwrócone narzędzia, i podaje liczbę sztuk do zwrotu.
| Dokument | Kto wypożycza lub zwraca | Skąd lista wyboru |
|---|---|---|
| Wypożyczenie firmie zewnętrznej | Firma zewnętrzna | Wszystkie aktywne firmy zewnętrzne z kartoteki kontrahentów. |
| Zwrot od firmy zewnętrznej | Firma zewnętrzna | Tylko firmy, które mają niezwrócone narzędzia. |
Kartoteka firm zewnętrznych
Firmy zewnętrzne mają w kartotece osobny rodzaj kontrahenta, z własną listą i własnym formularzem. Ma też własny import. Osobny rodzaj oznacza, że firma serwisowa nie miesza się na liście z innymi kontrahentami, a formularz wypożyczenia podpowiada wyłącznie aktywne firmy zewnętrzne.
Formularz wypożyczenia dla firmy powstał na wzór formularza wypożyczeń od dostawcy. Wybór firmy odbywa się z listy aktywnych firm zewnętrznych. Firma, której nie ma w kartotece albo która nie jest aktywna, nie pojawi się więc na liście wyboru.
Na etapie analizy warto zapytać, kto w Twojej firmie zakłada firmy zewnętrzne w kartotece i kto decyduje o tym, że firma przestaje być aktywna. To prosta kwestia organizacyjna, ale od niej zależy, czy firma pojawi się na liście wyboru w chwili wypożyczenia.
Pozycje wypożyczenia i termin zwrotu
Nagłówek dokumentu ma dodatkowo numer i datę zamówienia. Data zamówienia jest domyślnie dzisiejsza i nie może wypadać w przyszłości. Obok niej stoją numer i data dokumentu firmy zewnętrznej.
Pozycja wypożyczenia przechodzi te same kroki co wypożyczenie pracownika. Wprowadza się je w tej samej kolejności, od wyboru artykułu po uwagi, a termin zwrotu można ustawić od dziś do 365 dni. Termin zapisuje się przy pozycji, a nie przy całym dokumencie, więc jedna firma może mieć w jednym dokumencie narzędzia z różnymi terminami. Kontrola dostępności też jest taka sama: ilość nie może przekroczyć stanu wybranej pozycji.
- Nagłówek. Numer i data zamówienia oraz numer i data dokumentu firmy zewnętrznej.
- Pozycja. Artykuł i numer seryjny z lokalizacją, potem ilość i uwagi, w tej samej kolejności co przy pracowniku.
- Termin zwrotu. Data od dziś do 365 dni, ustawiana przy pozycji.
- Kontrola ilości. Ilość w pozycji nie może przekroczyć stanu wybranej pozycji.
Przykład z wymyślonej narzędziowni: firma Serwis Przykład wypożycza pięć sztuk wymyślonego klucza. Stan wybranej pozycji wynosi cztery sztuki, więc próba wpisania pięciu zostanie zatrzymana. Magazynier może wydać cztery sztuki.
Zwrot od firmy z listy niezwróconych
Zwrot od firmy zewnętrznej pozwala wybrać tylko te firmy, które mają niezwrócone narzędzia. Etykieta firmy pokazuje liczbę sztuk do zwrotu, więc magazynier od razu widzi, ile jeszcze powinno wrócić. Firma, która oddała wszystko, nie występuje na tej liście.
Przykład: wymyślona firma Serwis Przykład ma niezwrócone narzędzia, więc pojawia się na liście zwrotu razem z liczbą sztuk. Magazynier wybiera ją, a lista artykułów pokazuje tylko to, co jeszcze ma wrócić. Druga wymyślona firma, która oddała wszystko, nie jest na liście widoczna.
Po wyborze firmy formularz proponuje na liście artykułów wyłącznie pozycje do zwrotu z pozostałą ilością. Magazynier nie przegląda całego stanu magazynu. Pozycja zwrotu przejmuje z wypożyczenia indeks i numer seryjny. Przejmuje też termin ważności i magazyn. Lokalizację zwrotu wybiera użytkownik z listy lokalizacji magazynu narzędzia.
To ważna różnica wobec wypożyczenia: tu program nie pyta o dane, które zna z dokumentu wypożyczenia. Skąd program wie, ile zostało do zwrotu, wyjaśnia artykuł o ewidencji wypożyczeń jako saldzie dokumentów.
Zwrot częściowy
Zwrot częściowy jest dozwolony. Firma może oddać część narzędzi, a formularz powinien przy kolejnym zwrocie proponować pozostałą ilość. Kontrola ilości zatrzymuje przekroczenie komunikatem: Maksymalna dostępna ilość do zwrotu to: x.
Przykład: wymyślona firma wypożyczyła pięć sztuk narzędzia i oddaje dwie. Formularz powinien przy następnym zwrocie zaproponować trzy sztuki. Gdy magazynier wpisze cztery, program pokaże komunikat o maksymalnej dostępnej ilości do zwrotu. Dopiero oddanie trzech sztuk zamyka pozycję.
Narzędzie, które trzeba naprawić poza firmą, wydaje się innym dokumentem, wydaniem do serwisu zewnętrznego. Opisujemy je w artykule o wydaniu narzędzia do serwisu z numerem RMA. Wypożyczenie narzędzi przez własny dział serwisu opisuje artykuł o wypożyczeniu narzędzi na telefonie serwisanta. Prace zlecane firmie zewnętrznej w samym utrzymaniu ruchu omawia strona o utrzymaniu ruchu w zakładzie przemysłowym.
Jak wygląda stan w zestawieniu
W zestawieniu Stan magazynowy narzędzia wypożyczone firmie zewnętrznej mają status Wypożyczone FZ. W kolumnie lokalizacji stoi wtedy nazwa firmy, a nie adres w magazynie. Narzędzie wypożyczone pracownikowi ma tam status wypożyczonego, a pozostałe stoją pod adresem lokalizacji.
Zestawienie Termin zwrotu pokazuje pozycje dokumentów wypożyczeń firm z datą zwrotu, także te, które są jeszcze w buforze. Kierownik widzi z niego, które narzędzia mają wrócić w najbliższych dniach. Zatwierdzone dokumenty wypożyczeń firm mają podgląd i historię. Mają też wydruk i podpis. Uproszczony wariant dokumentu wypożyczenia, z pracownikiem ze skanu, opisujemy w artykule o szybkim wypożyczeniu narzędzi.
W menu wypożyczenia firm stoją w grupie wypożyczeń, a zwroty od firm w grupie zwrotów. Narzędziownia nie szuka ich więc w osobnej sekcji. Dla administratorów baz danych mamy artykuł o tym, jak wdrożenie nadało nowe znaczenie standardowym kolumnom: kolumny standardowe z nowym znaczeniem w narzędziowni.