W skrócie
Zapas uzupełnia się z dwóch powodów: bo stan spadł poniżej progu albo bo zaplanowana praca wymaga konkretnego podzespołu. Druga droga jest tańsza, bo zamówienie powstaje przed postojem, a nie w jego trakcie.
Dwa źródła zapotrzebowania na części
Zapas uzupełnia się z dwóch powodów: bo stan spadł poniżej progu albo bo zaplanowana praca wymaga konkretnego podzespołu. Druga droga jest tańsza, ponieważ zamówienie powstaje przed postojem, a nie w jego trakcie.
| Źródło | Skąd pochodzi informacja | Wyprzedzenie |
|---|---|---|
| Próg zapasu | raport przekroczonych stanów minimalnych | tyle, ile zapasu zostało na regale |
| Harmonogram przeglądów | lista czynności w zleceniach planowych | od kilku tygodni do kwartału |
| Zlecenie remontu | zakres prac ustalony przed postojem | zwykle kilka tygodni |
| Zalecenia po badaniu dozoru | protokół inspektora z uwagami | do upływu ważności decyzji |
Pierwsze źródło reaguje na to, co już się stało, pozostałe wyprzedzają zdarzenie. Mechanikę progów opisuje strona o automatyzacji zamówień części w CMMS, a same kartoteki pozycji - strona o magazynie części zamiennych.
Części do prac planowych
Zlecenie przeglądowe ma listę czynności, a z czynności wynikają materiały. Filtr olejowy wymieniany co kwartał przy sześciu maszynach daje dwadzieścia cztery sztuki w roku, i to bez żadnej prognozy, tylko z harmonogramu.
Praktyczny układ wygląda tak: raz na kwartał ktoś przegląda zlecenia planowe z najbliższych trzech miesięcy i zestawia z nich materiały. Zamówienie idzie wtedy jedną partią, co zwykle daje lepszą cenę niż kilkanaście osobnych zakupów. Mechanikę samego harmonogramu opisuje strona o planowaniu przeglądów okresowych.
Historia zużycia jako podstawa zamówienia
Zużycie awaryjne nie da się zaplanować z pojedynczego zdarzenia, natomiast układa się w powtarzalny wzór w skali roku. Zestawienie rozchodów za ten sam okres w poprzednich latach pokazuje, ile pozycji schodzi przy pracach nieplanowanych.
- Pozycje o wysokiej rotacji - kandydaci do podniesienia progu zapasu.
- Pozycje bez ruchu przez rok - kandydaci do wycofania i zwolnienia miejsca na regale.
- Zużycie sezonowe - materiały schodzące w określonych miesiącach, na przykład przy pracach na zewnątrz.
- Pozycje do maszyn wycofanych - zapas, który po wymianie urządzenia przestał być potrzebny.
Części do maszyny wycofanej z ruchu pozostają na stanie, dopóki ktoś ich nie zlikwiduje albo nie przekaże dalej. Dlatego przy wycofaniu urządzenia warto przejrzeć pozycje przypisane do jego kartoteki i obniżyć progi, żeby raport braków nie zamawiał ich kolejny raz.
Rozchód powiązany ze zleceniem
Dokument rozchodu ma pole dokumentu powiązanego, w którym wskazuje się zlecenie serwisowe. To powiązanie jest nośnikiem kosztu: bez niego część schodzi ze stanu, ale nikt nie wie, na którą maszynę.
Rodzaj rozchodu decyduje, czy odbiorcą wydania jest pracownik czy kontrahent. Wydanie na zlecenie obciąża maszynę, wydanie dla pracownika obciąża komórkę organizacyjną, a oba trafiają do innych zestawień. Skutki tego podziału opisuje strona o kosztach utrzymania sprzętu liczonych w CMMS.
Dlaczego zlecenie nie rezerwuje części
Część schodzi ze stanu w chwili rozchodu, a nie przy wystawieniu zlecenia. Do czasu wydania pozostaje więc dostępna dla innych prac, co przy jednej sztuce na stanie prowadzi do sytuacji, w której dwa zlecenia liczą na ten sam podzespół.
Przy pracy planowanej z wyprzedzeniem warto pobrać podzespół wcześniej i odłożyć go przy maszynie albo oznaczyć notatką w dokumencie. Zlecenie wystawione na przyszły miesiąc nie chroni części, na którą czeka ktoś inny w przyszłym tygodniu.
Rozwiązaniem organizacyjnym bywa wydanie części na zlecenie kilka dni przed postojem. Pozycja jest wtedy formalnie rozchodowana, a fizycznie leży przygotowana do prac. Koszt trafia na właściwą maszynę niezależnie od tego, czy wydanie nastąpiło w dniu naprawy. Sam obieg dokumentów opisuje strona o cyfrowym obiegu zleceń naprawy.
Zakup wprost na zlecenie remontu
Przy pracach o większym zakresie zakup trafia wprost na remont, z pominięciem zapasu. Taki tryb ma sens, gdy część jest droga albo sprowadzana na zamówienie, bo trzymanie jej na półce nie ma uzasadnienia.
| Sposób zakupu | Kiedy się stosuje | Gdzie widać koszt |
|---|---|---|
| Uzupełnienie zapasu | części zużywalne o przewidywalnej rotacji | przy zleceniu, w chwili rozchodu |
| Zakup na zlecenie | drogie podzespoły oraz elementy na zamówienie | wprost przy dokumencie remontu |
| Naprawa u dostawcy | regeneracja podzespołu zamiast zakupu nowego | dokumenty wysłania oraz zwrotu na stan |
| Serwis gwarancyjny | usterka pokrywana przez producenta maszyny | bez obciążenia kosztem własnym |
Trzeci wiersz bywa najtańszy przy starszych maszynach, gdy nowy podzespół jest nieosiągalny. Wysłanie elementu do regeneracji oraz jego zwrot rejestrują osobne dokumenty, żeby przez czas naprawy pozycja nie liczyła się jako dostępna na stanie.
Wymiana danych z systemem zakupowym
- Indeks wewnętrzny - kod pozycji używany w magazynie oraz w dokumentach rozchodu.
- Numer katalogowy - oznaczenie producenta, po którym część zamawia dostawca.
- Jednostka miary - musi być ta sama po obu stronach, inaczej ilości się rozjadą.
- Nazwa pozycji - pole pomocnicze, przydatne przy wyszukiwaniu ręcznym.
Sposób przekazania zapotrzebowania zależy od organizacji zakupów. W mniejszym zakładzie wystarcza eksport listy do arkusza i wiadomość do kupca, w większym zapotrzebowanie idzie do modułu zakupowego systemu finansowego.
Warunkiem działania obu wariantów jest zgodność identyfikacji pozycji. Jeśli magazyn prowadzi indeks wewnętrzny, a zakupy pracują na numerach katalogowych producenta, każde zamówienie wymaga tłumaczenia jednego oznaczenia na drugie. Dlatego kartoteka przechowuje oba pola równolegle. Podział odpowiedzialności między systemy opisuje strona o integracji CMMS z systemem ERP, a kontrolę bieżących stanów - strona o kontroli stanów magazynowych części. Standardy numerowania pozycji w wymianie dokumentów prowadzi organizacja GS1 Polska, a działający rozchód na zlecenie pokazuje demo modułu CMMS.