W skrócie
Kartoteka części ma trzy poziomy zapasu, a raport braków wylicza różnicę między stanem a progiem minimalnym. To wystarczy, żeby wiedzieć, co zamówić, i za mało, żeby dokument zakupowy powstał bez udziału człowieka.
Trzy poziomy zapasu w kartotece części
Kartoteka pozycji magazynowej przechowuje trzy progi, nie jeden. Taki układ rozdziela dwie różne decyzje: sygnał o tym, że zapas jest za niski, oraz wielkość zamówienia uzupełniającego.
| Próg | Co oznacza | Skutek przekroczenia |
|---|---|---|
| Zapas minimalny | najniższy dopuszczalny stan pozycji | pozycja trafia na raport braków |
| Zapas optymalny | stan docelowy po uzupełnieniu | punkt odniesienia dla ilości zamówienia |
| Zapas maksymalny | górna granica zapasu | sygnał o zamrożeniu środków na półce |
Różnica między minimalnym a optymalnym decyduje o częstotliwości zamówień. Progi ustawione blisko siebie dają wiele małych zakupów, progi rozstawione szeroko oznaczają rzadsze zamówienia i większy zapas na regale. Pozostałe pola kartoteki opisuje strona o magazynie części zamiennych w CMMS.
Raport przekroczonych stanów minimalnych
Raport zbiera pozycje, których stan spadł poniżej progu, i wylicza brakującą ilość do poziomu optymalnego. Jest to zestawienie do działania, nie do analizy: każdy wiersz odpowiada jednej pozycji do zamówienia.
Ujemny stan w zestawieniu zwykle nie oznacza kradzieży. Najczęstszą przyczyną jest rozchód zarejestrowany przed przyjęciem dostawy: pozycja fizycznie leży na regale, ale dokument przyjęcia nie trafił do systemu. Takie wiersze warto wyjaśnić przed kolejnym spisem, bo zaniżają wycenę zapasu.
Gdzie kończy się automatyzacja
System wskazuje pozycje poniżej progu oraz wylicza brakującą ilość. Nie wysyła zamówienia do dostawcy i nie wybiera dostawcy, bo obie decyzje wymagają wiedzy, której w kartotece nie ma: aktualnej ceny, terminu dostawy oraz stanu rozliczeń z kontrahentem.
| Czynność | Kto ją wykonuje |
|---|---|
| Wskazanie pozycji poniżej progu | raport stanów minimalnych |
| Wyliczenie brakującej ilości | raport stanów minimalnych |
| Wybór dostawcy oraz negocjacja ceny | zaopatrzenie |
| Wystawienie dokumentu zakupu | system finansowy albo kupiec |
Zamówienie generowane bez decyzji człowieka działa dobrze tylko przy stałej cenie oraz jednym dostawcy. W utrzymaniu ruchu ten warunek rzadko jest spełniony, bo część pozycji sprowadza się na zamówienie, a przy podzespołach do starszych maszyn pierwszą czynnością bywa sprawdzenie, czy element jest jeszcze produkowany.
Jak ustawić progi, żeby działały
Wartość progu wynika z dwóch liczb: zużycia w jednostce czasu oraz czasu dostawy. Zapas minimalny odpowiada zużyciu w okresie, w którym część jest w drodze, powiększonemu o rezerwę na opóźnienie.
- Zużycie tygodniowe - liczba wydań pozycji z historii rozchodów za kilka miesięcy.
- Czas dostawy - okres od złożenia zamówienia do przyjęcia towaru na magazyn.
- Rezerwa na opóźnienie - dodatek pokrywający typowe poślizgi dostawcy.
- Skutek braku - czy brak pozycji zatrzymuje linię, czy tylko utrudnia pracę.
Przy dostawie czternastodniowej i zużyciu dwóch sztuk tygodniowo zapas minimalny wychodzi około pięciu sztuk. Ostatni punkt listy przesuwa tę wartość w górę: przy części do maszyny bez zamiennika w linii rezerwa bywa dwukrotna, bo koszt postoju przewyższa koszt leżącego podzespołu. Rachunek kosztów postoju rozkłada strona o kosztach utrzymania sprzętu.
Które pozycje obejmować progami
Ustawianie progu przy każdej śrubie kończy się raportem na kilkaset wierszy, którego nikt nie czyta. Zwykle wystarcza kilkanaście procent asortymentu, wybrane według skutku braku, nie według ceny.
| Grupa pozycji | Czy obejmować progiem | Dlaczego |
|---|---|---|
| Części zużywalne o stałej rotacji | tak | zużycie da się przewidzieć z historii |
| Podzespoły maszyn zatrzymujących produkcję | tak | koszt postoju przewyższa koszt zapasu |
| Elementy drogie i rzadko używane | nie | zamawiane na konkretne zlecenie remontu |
| Materiały dostępne w każdym sklepie | nie | uzupełnienie zajmuje godziny, nie tygodnie |
Podstawą tego wyboru jest znacznik zatrzymania produkcji w zgłoszeniach awarii, bo po roku zapisów pokazuje maszyny rzeczywiście wstrzymujące pracę. Zestawienia pozwalające to sprawdzić opisuje strona o raportach awaryjności i kosztów maszyn.
Przekazanie listy do zaopatrzenia
Sposób przekazania zamówienia ustala się przy wdrożeniu i zależy od tego, jakim systemem pracuje dział zakupów. Wszystkie warianty startują od tego samego raportu.
- Eksport do arkusza - lista pozycji z brakującą ilością, wysyłana pocztą do kupca.
- Wymiana danych z systemem ERP - przekazanie zapotrzebowania do modułu zakupowego.
Pierwszy wariant wystarcza w zakładzie, w którym zamówienia składa jedna osoba. Drugi ma sens tam, gdzie zakupy przechodzą przez formalny obieg akceptacji, co opisuje strona o integracji CMMS z systemem ERP. Standardy identyfikacji pozycji w wymianie dokumentów prowadzi organizacja GS1 Polska.
Przegląd progów raz w roku
Progi ustawione przy wdrożeniu starzeją się razem z parkiem maszynowym. Zużycie wynika z tego, co pracuje na hali, więc wycofanie maszyny zostawia zapas części, które nikomu już nie posłużą.
Roczny przegląd zajmuje pół dnia i zwykle kończy się dwiema listami: pozycji do podniesienia progu oraz pozycji bez ruchu przez rok, które warto wycofać z zapasu. Nowe urządzenie potrzebuje natomiast własnych pozycji w kartotece jeszcze przed pierwszą awarią, a nie po niej. Powiązanie części z maszynami opisuje strona o kartotekach maszyn i urządzeń, drugą drogę uzupełniania zapasu - artykuł o zapotrzebowaniu ze zleceń, a kontrolę stanów - strona o kontroli stanów magazynowych części. Same kartoteki oraz raport braków można obejrzeć w demo modułu CMMS.