W skrócie
Stan w systemie bywa zgodny z regałem tylko na początku. Każde wydanie zapisane po fakcie oraz każdy zwrot bez dokumentu przesuwa ewidencję, a różnicę widać dopiero przy spisie z natury.
Stan ewidencyjny a zawartość regału
System pokazuje ilość wynikającą z dokumentów. Regał pokazuje ilość faktyczną. Obie liczby rozjeżdżają się stopniowo, a tempo tego rozjazdu zależy od dyscypliny zapisu przy wydaniach.
Skutki rozbieżności widać dopiero przy awarii. Raport braków opiera się na stanie ewidencyjnym, więc pozycja wykazana jako dostępna potrafi okazać się pustym miejscem, gdy technik przychodzi po część. Zasady prowadzenia zapasu opisuje strona o magazynie części zamiennych.
Przebieg spisu z natury
Moduł inwentaryzacji prowadzi spis w kilku osobnych krokach. Rozdzielenie liczenia od zatwierdzania pozwala poprawić pomyłkę, zanim zmieni ona stan magazynowy.
- Nowa inwentaryzacja - otwarcie spisu wraz z wyborem zakresu pozycji oraz lokalizacji.
- Bufor - miejsce zapisu policzonych ilości przed zatwierdzeniem, z możliwością korekty.
- Lokalizacje w trakcie - lista miejsc aktualnie liczonych, w których wstrzymany jest ruch.
- Zatwierdzenie - przeniesienie różnic na dokumenty i zmiana stanu w kartotekach.
Spis prowadzony przy otwartym ruchu magazynowym zawsze da różnice pozorne. Część wydana w trakcie liczenia zdąży zejść ze stanu, zanim ktoś wpisze wynik z regału, dlatego lista lokalizacji w trakcie inwentaryzacji ma znaczenie porządkowe.
Nadwyżki oraz niedobory po spisie
Różnice rozliczają dwa rodzaje dokumentów, osobne dla każdego kierunku odchylenia. Podział na dwa dokumenty ułatwia późniejszą analizę, bo nadwyżki i niedobory mają zwykle inne przyczyny.
| Dokument | Kiedy powstaje | Co zwykle oznacza |
|---|---|---|
| PI - nadwyżka | stan policzony wyższy od ewidencyjnego | zwrot niezapisany albo pomyłka w wydaniu |
| RI - niedobór | stan policzony niższy od ewidencyjnego | wydanie bez dokumentu albo błąd przyjęcia |
Wartość różnic liczy się po cenie ewidencyjnej z kartoteki, więc wynik spisu ma od razu wymiar finansowy. Zestawienia oparte na tych samych danych opisuje strona o raportach w CMMS.
Skąd biorą się rozbieżności
Cztery sytuacje odpowiadają za większość różnic. Żadna nie wymaga złej woli, wszystkie wynikają z kolejności zdarzeń w hali.
| Sytuacja | Skutek w ewidencji | Zapobieganie |
|---|---|---|
| Część pobrana w nocy bez dokumentu | stan zawyżony do czasu spisu | wydania rejestrowane na stanowisku magazynu |
| Zwrot niewykorzystanej części | stan zaniżony, pozycja leży na regale | dokument zwrotu przy zamykaniu zlecenia |
| Dostawa przyjęta z opóźnieniem | stan ujemny na raporcie braków | przyjęcie rejestrowane w dniu dostawy |
| Pozycja bez indeksu w kartotece | część istnieje poza ewidencją | dopisanie indeksu przy pierwszym przyjęciu |
Pierwszy wiersz znika po udostępnieniu technikom zapisu wydań z poziomu zlecenia, o czym mówi strona o zapotrzebowaniu na części zamienne. Etykiety z kodami przyspieszają z kolei samo liczenie, a ich budowę opisuje GS1 Polska.
Jak często liczyć części zamienne
Pełny spis raz w roku wynika z przepisów o rachunkowości, natomiast kontrola bieżąca ma inny cel: ma wyłapać rozbieżność, zanim zatrzyma naprawę. Dlatego pozycje dzieli się według wagi dla produkcji.
- Części maszyn zatrzymujących linię - kontrola kwartalna, obejmuje kilkadziesiąt indeksów.
- Pozostały asortyment - spis roczny w standardowym trybie inwentaryzacji.
Podział ten pokrywa się z listą pozycji objętych progiem zapasu, opisaną na stronie o automatyzacji zamówień części. Wykaz maszyn, dla których prowadzi się zapas, pochodzi z kartoteki obiektów technicznych.