Zlecenie CMMS: części, czynności, pracownicy i anulowanie

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Dla kogo i kiedy zlecenie ma sens

Naprawa narzędzia albo urządzenia zaczyna się od zgłoszenia, a kończy na tym, co faktycznie zrobiono i co wydano z magazynu. Jeśli części zapisuje się na kartce, a czas pracy w osobnym zestawieniu, koszt naprawy trudno odtworzyć po zamknięciu. Zlecenie w programie trzyma wszystko w jednym miejscu, więc osoba odpowiedzialna widzi, co jest otwarte, co zostało wydane i kto pracował.

Ekran jest przydatny, gdy naprawy wykonuje kilku mechaników, a części wydaje magazynier. Każdy z nich pracuje na innej zakładce zlecenia. Wydanie części tworzy dokument RW, więc stan magazynu zgadza się z tym, co zapisano na zleceniu.

Dla osoby odpowiedzialnej za utrzymanie ruchu zlecenie jest też podstawą do rozmowy z magazynem. Części w buforze są widoczne przed wydaniem, więc można ustalić z magazynierem, czy dana część jest dostępna, zanim mechanik przyjdzie po nią do okienka. To ogranicza sytuacje, w których naprawa stoi, bo brakuje jednej części.

Zlecenie nie obejmuje planowania przeglądów okresowych, które prowadzi się w osobnym zestawieniu terminów. Przegląd narzędzia i jego legalizacja mają własny dokument, opisany na stronie o przeglądach i legalizacjach. Zlecenie CMMS obejmuje naprawę, remont i przegląd obiektu technicznego.

Co zmienia się w pracy

Jak to działa na ekranie

Zlecenie otwiera się na zakładce Zlecenie, która pokazuje dane tylko do odczytu: obiekt, rodzaj, typ zlecenia, termin realizacji, planowane zakończenie, osobę odpowiedzialną, MPK, opis i przyczynę awarii, uwagi oraz dane anulowania. Pozostałe zakładki pracują na danych zlecenia: Części i materiały, Czynności i Pracownicy. Dla zgłoszenia awarii zakładek roboczych nie ma, a zlecenie naprawy pokazuje je po przekształceniu zgłoszenia.

Na zakładce Części i materiały tabela pokazuje część lub materiał, numer serii, lokalizację, ilość, wartość i numer dokumentu RW. Nad tabelą stoją sumy: liczba pozycji, łączna wartość i liczba pozycji do wydania. Dodanie części wymaga wybrania części, lokalizacji i ilości większej od zera. Ilości nie wolno wpisać większej niż stan w danej lokalizacji, a program pokazuje wtedy dostępną ilość.

Nowa pozycja trafia do bufora zlecenia. Bufor to lista części zarezerwowanych na zleceniu, jeszcze nie wydanych z magazynu. Pozycja w buforze ma pastylkę bufor. Przycisk Wydaj części (zatwierdź RW) pyta: Zatwierdzić dokument RW i wydać części z magazynu na zlecenie? Po potwierdzeniu program zapisuje dokument RW z dzisiejszą datą i zmienia stan magazynu. Część wydana w ten sposób zostaje na zleceniu jako pozycja zatwierdzona i nie można jej usunąć z listy.

Usunięcie pozycji z bufora zwalnia rezerwację stanu, a program pyta o to w oknie potwierdzenia. Pozycja zatwierdzona zostaje na zleceniu, dlatego program jej nie usuwa.

Zanim zlecenie zostanie zamknięte, warto przejrzeć wszystkie trzy zakładki roboczo. Zakładka Części i materiały pokazuje, co wydano i co czeka w buforze. Zakładka Czynności pokazuje, co zrobiono, a zakładka Pracownicy pokazuje, kto nad tym pracował i ile czasu zajęło. Dzięki temu osoba zamykająca zlecenie widzi komplet danych bez przechodzenia do zestawień poza ekranem.

Zakładka Czynności zawiera kolejne pozycje z numerem, opisem czynności i uwagami. Zakładka Pracownicy zawiera pracownika, dzień, godziny i czas, a nad tabelą sumę czasu pracy. Program sprawdza, czy godzina rozpoczęcia jest wcześniejsza od zakończenia. Gdy pracownik ma w tym samym czasie inne wpisy, program pyta, czy zapisać mimo to.

Zlecenie naprawy powstaje z zgłoszenia awarii. Przycisk Zlecenie naprawy pojawia się dla otwartego zgłoszenia, które nie ma jeszcze zlecenia. Okno pyta o termin realizacji i pozwala wybrać, czy opis awarii i przyczyna awarii mają być przeniesione do zlecenia. Jedno zgłoszenie ma najwyżej jedno zlecenie naprawy.

Zlecenie zrealizowane ma status Zrealizowane. Na takim zleceniu pojawia się baner Zlecenie jest zrealizowane - tylko podgląd, ukrywają się przyciski Edytuj i Anuluj, a dodanie wpisów jest zablokowane. Kod programu nie zawiera operacji cofnięcia statusu Zrealizowane.

Co dostajesz

Scenariusz dnia

Przykład: pracownik Testowy zgłasza awarię urządzenia, a osoba odpowiedzialna tworzy z niej zlecenie naprawy z terminem realizacji na następny dzień. Mechanik dodaje do bufora część o numerze serii i lokalizacji, a potem czynność z opisem. Przed wydaniem części program pokazuje dostępną ilość w lokalizacji. Magazynier wydaje część przyciskiem zatwierdzenia RW, a pozycja trafia na zlecenie jako zatwierdzona. Po naprawie mechanik wpisuje czas pracy, a osoba odpowiedzialna zamyka zlecenie statusem Zrealizowane. Po zamknięciu zlecenie jest tylko do odczytu.

Połączenia z resztą platformy

Części wydane do zlecenia powstają jako dokumenty RW, które pojawiają się także w zestawieniach kosztów wydań i na kaflach kokpitu. Dokumenty RW opisuje strona o dokumentach narzędziowni. Zgłoszenia awarii i zlecenia naprawy wpływają na kafle zakładki Utrzymanie ruchu, a przeglądy narzędzi mają osobne terminy. Koszt wydanych części można odczytać przez metodę API kosztów wydań, opisaną na osobnej stronie.

Anulowanie zlecenia i części

Anulowanie nie cofa wydanych części; zwrot części to dokument PW.

Anulowanie jest dostępne tylko dla zleceń otwartych. Okno Anulowanie zawiera przyczynę, która jest wymagana i musi mieć co najmniej 10 znaków, oraz pole Uwagi. Gdy zlecenie ma części w buforze, okno informuje, że zostaną zwolnione. Gdy są części wydane, okno informuje, że nie wrócą na magazyn i zostają na zleceniu jako koszt. Przyciski to Wróć i Anuluj zlecenie.

Przy anulowaniu warto przejść przez listę części w zakładce Części i materiały krok po kroku. Najpierw sprawdza się, które pozycje są w buforze i mogą zostać zwolnione. Następnie sprawdza się, które pozycje mają numer RW i zostają na zleceniu jako koszt. Dopiero wtedy wpisuje się przyczynę anulowania, bo okno nie pozwoli zapisać zamknięcia bez jej podania.

Anulowanie zwalnia tylko części w buforze. Zatwierdzony RW nie wraca na magazyn, bo wydanie części już nastąpiło, a koszt pozostaje na zleceniu. Zwrot części do magazynu wykonuje się dokumentem PW, czyli przyjęciem do magazynu. Zwrot nie jest więc automatycznym odwróceniem wydania. Gdy anulowana naprawa powstała ze zgłoszenia awarii, okno informuje, że zgłoszenie wróci do statusu Nowe. Po wykonaniu anulowania program pokazuje komunikat Zlecenie anulowane.

Dokumenty RW, na których opiera się wydanie części, opisuje strona Dokumenty magazynu narzędziowni: dwanaście typów w jednym oknie. Terminy przeglądów i legalizacji narzędzi są na stronie Przeglądy i legalizacje narzędzi: terminy, kalendarz, wykonanie. Liczbę zgłoszeń i napraw w toku pokazuje kokpit narzędziowni i utrzymania ruchu.

Czego funkcja nie robi

• Anulowanie nie cofa zatwierdzonego RW. Wydane części zostają na zleceniu jako koszt.
• Zwrot do magazynu wymaga dokumentu PW.
• Zlecenie zrealizowane pokazuje się tylko do podglądu. Program nie ma operacji cofnięcia statusu Zrealizowane.
• Pozycja w buforze nie oznacza wydania. Część trafia na zlecenie jako wydana dopiero po zatwierdzeniu RW.

Funkcja jest w przygotowaniu do wdrożenia; wdrożenie po uzgodnieniu zakresu.

Jak zacząć

Przed uruchomieniem zleceń trzeba mieć kartoteki obiektów, części z lokalizacjami i stanami, pracowników oraz ustalone MPK. Trzeba też zdecydować, kto może zatwierdzać RW i kto zamyka zlecenia. Konfigurację wykonuje zespół Studio TCS.net po uzgodnieniu zakresu. Kolejność jest taka: najpierw kartoteki, potem zasady zatwierdzania RW, a na końcu szkolenie osób pracujących ze zleceniami.

Przed rozmową o wdrożeniu warto odpowiedzieć na pięć pytań:

1. Czy zgłoszenia awarii są rejestrowane w programie, czy na kartce?
2. Czy części do napraw są wydawane z magazynu narzędziowni, czy z osobnego magazynu technicznego?
3. Kto zatwierdza wydanie części i kto zamyka zlecenie?
4. Czy czas pracy mechaników jest rozliczany według MPK?
5. Czy zwrot części do magazynu jest częsty, czy zdarza się rzadko?

Jak ocenić takie rozwiązanie