W skrócie
Menedżer plików Studio TCS.net porządkuje dokumentację utrzymania ruchu i narzędziowni w dziewięciu działach. Poniżej pokazujemy układ folderów, nazwę pliku z kodem i wersją, szukanie po tagach, podgląd PDF i obrazów oraz poziomy uprawnień. Przykłady pochodzą z archiwum demonstracyjnego, w którym jest 133 dokumenty.
Dokumentacja przy maszynie, nie w segregatorze
Instrukcja stanowiskowa leży w szufladzie kierownika, protokół UDT w segregatorze działu technicznego, a świadectwo wzorcowania w skrzynce mailowej serwisanta. Gdy przychodzi audytor albo kończy się ważność badania, ktoś szuka po trzech miejscach. Menedżer plików Studio TCS.net zbiera te dokumenty w jednym drzewie folderów, do którego ma dostęp cała rola Narzędziownia.
Archiwum działa obok kartotek maszyn, gdzie dokumentację przypina się do konkretnego obiektu. Folder współdzielony służy do dokumentów, które dotyczą całego zakładu: regulaminów, procedur, wzorów protokołów, planów hali i certyfikatów.
Dziewięć działów i dwa poziomy folderów
Dział ma dwucyfrowy numer, który ustawia kolejność w drzewie, a pod nim leżą foldery tematyczne. Dwa poziomy wystarczają, żeby nikt nie błądził po zagnieżdżeniach, a nowy pracownik trafiał w ten sam folder co jego poprzednik. Dokumenty wycofane nie wędrują do kosza, tylko do działu 99.
| Dział | Przykładowe dokumenty w archiwum demo | Pliki |
|---|---|---|
| 02 Utrzymanie ruchu | harmonogram badań UDT, protokół badania wózka, plan hali, plan smarowania, wzory protokołów | 18 |
| 03 Narzędziownia | rejestr elektronarzędzi, tabela momentów dokręcania, plan wzorcowania, skany świadectw | 13 |
| 04 BHP | instrukcje stanowiskowe, procedura LOTO, rejestr wypadków, tabela doboru ŚOI | 25 |
| 08 Audyty i kontrole | program audytów, listy kontrolne 5S, raporty z inspekcji, rejestr działań korygujących | 15 |
Kod, wersja i opis z tagami
Nazwa pliku składa się z kodu typu i numeru, tytułu oraz wersji, na przykład PRT-001 dla protokołu albo INS-012 dla instrukcji. Dzięki temu lista w folderze sortuje się sama, a dwa dokumenty o podobnym tytule nie zlewają się w jeden.
Przy każdym pliku program zapisuje opis, który działa jak zbiór tagów. Zawiera kod dokumentu, wersję, właściciela dokumentu i słowa do szukania. Ikona tagu przy pliku otwiera okno opisu, więc poprawka nie wymaga ponownego wgrania pliku.
- Kod i wersja. Numer typu w nazwie pliku grupuje dokumenty w całym archiwum.
- Właściciel. Opis wskazuje stanowisko odpowiedzialne za treść dokumentu.
- Tagi. Słowa takie jak UDT, wózek widłowy albo LOTO prowadzą do dokumentu bez znajomości folderu.
- Autor i data. Rejestr załączników zapisuje, kto dodał plik i kiedy.
Nowa wersja dokumentu dostaje nowy numer wersji w nazwie, a stara trafia do działu 99, więc na stanowisku nigdy nie leżą dwie obowiązujące instrukcje.
Szukanie we wszystkich folderach naraz
Pole Szukaj plików przeszukuje wszystkie foldery naraz i zwraca karty z nazwą folderu, w którym leży dokument. Fraza UDT w archiwum demo daje dziesięć wyników z trzech działów: harmonogram badań, protokół badania wózka, wykaz urządzeń dozorowanych, decyzję UDT w postaci skanu, instrukcję obsługi wózka oraz zaświadczenia kwalifikacyjne.
Pierwsze szukanie buduje indeks plików. Na serwerze demo, ze 133 plikami w 37 folderach, trwa to około 40 sekund, a kolejne wyszukiwania korzystają już z indeksu. Czas zależy od liczby folderów, bo indeks powstaje z listy plików każdego z nich.
Podgląd PDF i obrazów bez pobierania
Kliknięcie karty otwiera plik w oknie programu. PDF wyświetla się w przeglądarce dokumentów, a obraz w pełnym rozmiarze. Nagłówek okna pokazuje rozmiar, datę dodania, autora oraz opis z tagami, a strzałki przechodzą do następnego pliku z folderu. Kontroler przegląda więc kolejne świadectwa wzorcowania strzałkami, bez zapisywania ich na dysku.
Archiwum przyjmuje też skany i rysunki. W archiwum demo leżą plany ewakuacji i instalacji, skany świadectw wzorcowania i uprawnień, etykiety z kodem QR oraz wykresy wypadków. Pliki xlsx otwierają się w Excelu z formułami, a pliki docx służą jako wzory do wypełnienia.
| Format | Zastosowanie w archiwum demo | Liczba |
|---|---|---|
| procedury, protokoły, rejestry, listy kontrolne, karty charakterystyki | 74 | |
| JPG | plany hali i ewakuacji, skany świadectw, znaki, etykiety, wykresy | 22 |
| XLSX | rejestry i harmonogramy z formułami | 20 |
| DOCX | formularze i wzory do wypełnienia | 16 |
Wgrywanie, nowe wersje i wycofanie
Okno Wgraj pliki przyjmuje pliki przeciągnięte myszą, wybrane z dysku albo wklejone ze schowka skrótem Ctrl+V, a więc także zrzut ekranu zrobiony chwilę wcześniej. Pole opisu zapisuje te same tagi do wszystkich wgrywanych plików. Gdy nazwa już istnieje, program dopisuje numer w nawiasie i nigdy nie nadpisuje istniejącego dokumentu.
Przycisk Nowy folder zakłada podfolder, a zmiana nazwy i usunięcie działają na plikach i folderach. Usunięcie pliku oznacza wpis w rejestrze załączników jako usunięty, więc historia dodania nie ginie. Dokumentów, które przestały obowiązywać, nie kasujemy, tylko przenosimy do działu 99.
Uprawnienia, limity i blokady typów plików
Poziom dostępu nadaje serwer na podstawie roli i konfiguracji menu, a parametr w adresie strony go nie podnosi. Rola z pełnym poziomem zarządza folderem, rola z poziomem wgrywania dodaje pliki i opisy, a pozostali oglądają. Konfiguracją ról i menu zajmuje administrator programu.
| Poziom | Co wolno |
|---|---|
| Podgląd | przeglądanie drzewa, szukanie, podgląd i pobranie pliku |
| Wgrywanie | dodanie plików i opisów w folderze, bez zmiany nazw i usuwania |
| Pełny | nowy folder, zmiana nazwy, usunięcie pliku i folderu, edycja opisu |
Limit pliku wynosi 500 MB, a limit miejsca dla folderu ustawia administrator w konfiguracji. Pasek zajętości u dołu drzewa pokazuje zajęte miejsce, a przy ustawionym limicie zmienia kolor powyżej 80 procent. Okno Statystyki podsumowuje całe archiwum: liczbę plików, strukturę według typu, zajętość działów oraz listy największych i najstarszych dokumentów.
Co zyskuje utrzymanie ruchu i narzędziownia
Najwięcej zyskują te role, które dziś szukają dokumentów ręcznie, zwykle przed badaniem UDT albo audytem. Archiwum nie zastępuje planów przeglądów i kart zleceń, tylko trzyma w jednym miejscu dokumenty, do których te ekrany się odwołują. Spisy narzędzi i kontrole stanów opisuje strona o inwentaryzacji narzędzi.
| Rola | Dokument w archiwum | Co się zmienia |
|---|---|---|
| Kierownik utrzymania ruchu | harmonogram badań UDT, protokoły, wzory zleceń | przed badaniem otwiera komplet z jednego folderu |
| Narzędziownia | plan wzorcowania, skany świadectw, rejestr elektronarzędzi | kontroler znajduje świadectwo po numerze ewidencyjnym przyrządu |
| Inspektor BHP | instrukcje stanowiskowe, LOTO, rejestr wypadków | nowa wersja instrukcji zastępuje starą w jednym miejscu |
| Audytor | listy kontrolne, raporty, działania korygujące | dowody z audytu są pod ręką, z autorem i datą wpisu |
Dokumentację badań dozorowych opisuje strona Urzędu Dozoru Technicznego, a mechanikę zleceń, w których te dokumenty wykorzystujemy, strona o zleceniu CMMS. Ujęcie dla narzędziowni znajdziesz na stronie Studio TCS.net, a obsługę ekranu w instrukcji menedżera plików.