W skrócie
W opisywanym wdrożeniu procedura T-SQL uruchamiana raz na dobę w nocy czyta harmonogramy obiektów i tworzy dokumenty przeglądów w statusie Nowe. Termin zależy od interwału oraz od tego, czy serwis jest wewnętrzny, czy zewnętrzny.
Dlaczego terminów przeglądów nie prowadzi się ręcznie
Jedna czynność wykonywana co 30 dni na 400 maszynach daje w ciągu roku 400 razy 12, czyli 4800 terminów. To przykład obliczeniowy, a przy każdej maszynie jest zwykle kilka czynności o różnych interwałach. Kto prowadzi takie harmonogramy w arkuszu, ten prędzej czy później pominie jeden z nich.
W zakładzie zagospodarowania odpadów komunalnych, który opisuje studium wdrożenia CMMS w zakładzie gospodarki odpadami, dokumenty przeglądów tworzy procedura w bazie. Człowiek decyduje o wykonaniu prac, a nie o tym, kiedy dokument ma powstać. Generator jest elementem tamtego wdrożenia i można go odtworzyć w kolejnych.
Z czego składa się harmonogram obiektu
Harmonogram jest przypisany do obiektu z kartoteki maszyn i urządzeń. Jedna pozycja opisuje czynność, jej interwał w dniach, rodzaj przeglądu oraz zespół i osobę odpowiedzialną. Pozycje można wpisać ręcznie, zaimportować z arkusza Excel albo skopiować razem z obiektem na inny oddział.
| Pole harmonogramu | Co określa | Wpływ na dokument |
|---|---|---|
| Czynność | pozycja ze słownika, który może liczyć kilkaset wpisów | trafia na listę do odhaczenia |
| Interwał | liczba dni między przeglądami | wyznacza termin kolejnego dokumentu |
| Data ostatniego wygenerowania | dzień, od którego liczy się interwał | jest aktualizowana po utworzeniu dokumentu |
| Rodzaj przeglądu | pozycja słownika, na przykład okresowy albo dozoru technicznego | trafia do dokumentu jako jego rodzaj |
| Serwis | wykonawca wewnętrzny albo zewnętrzny | wybiera gałąź reguły |
| Zespół i osoba | kto odpowiada za wykonanie | przypisuje dokument do wykonawców |
| Znaczniki specjalne | przegląd według potrzeb albo duży przegląd | zmieniają sposób tworzenia dokumentu |
Procedura nocna i dokument, który po niej zostaje
Generator jest procedurą składowaną T-SQL, uruchamianą automatycznie raz na dobę w nocy. Czyta harmonogramy obiektów, czyli czynność, interwał w dniach, zespół, osobę odpowiedzialną, rodzaj przeglądu i datę ostatniego wygenerowania. Dla każdej pozycji, której termin nadszedł, tworzy dokument w statusie Nowe oraz wpis w kalendarzu CMMS.
Numer dokumentu składa się z roku, miesiąca, kolejnego numeru i sufiksu typu dokumentu, który dla przeglądów ma postać ZPR. Dalszy cykl statusów, od Nowe przez Przyjęte i W realizacji do Zrealizowane albo Anulowane, opisuje strona o planowaniu przeglądów okresowych. Generator niczego nie zamyka i nie anuluje: dokument czeka na wykonawcę.
Reguły wyznaczania terminu dla każdego rodzaju serwisu
Procedura wybiera gałąź reguły według rodzaju serwisu i długości interwału. Tabela zbiera warunki, a przykłady są obliczeniowe i wynikają wprost z tych warunków.
| Gałąź | Kiedy powstaje dokument | Przykład obliczeniowy |
|---|---|---|
| Serwis wewnętrzny, interwał poniżej 90 dni | pętla po kolejnych dniach roboczych; dokument powstaje, gdy data przyszła nie jest wcześniejsza niż data ostatniego wygenerowania powiększona o interwał | ostatnie wygenerowanie 2 marca, interwał 30 dni: termin 1 kwietnia albo najbliższy dzień roboczy po nim |
| Serwis wewnętrzny, interwał od 90 dni | gdy liczba dni od ostatniego wygenerowania jest nie mniejsza niż interwał pomniejszony o 14 | ostatnie wygenerowanie 2 marca, interwał 120 dni: 120 - 14 = 106 dni, czyli dokument od 16 czerwca |
| Serwis zewnętrzny | data zakończenia poprzedniego zrealizowanego przeglądu zewnętrznego powiększona o interwał | zakończenie 10 maja, interwał 180 dni: termin 6 listopada |
| Duży przegląd | czynności jednego obiektu nadrzędnego trafiają do jednego dokumentu | kilka czynności suwnicy w jednym dokumencie zamiast kilku zleceń |
| Przegląd według potrzeb | zawsze istnieje jeden otwarty dokument | po zamknięciu dokumentu powstaje następny |
Różnica między pierwszymi dwiema gałęziami ma praktyczny sens. Przeglądy częste powstają blisko terminu i wypadają na dni robocze, a rzadkie pojawiają się o 14 dni wcześniej, żeby zespół zdążył zaplanować obsadę oraz zapewnić części i dostęp do maszyny.
Blokada dubli i korekta interwału
Dla przeglądów zewnętrznych oraz dużych i według potrzeb nowy dokument nie powstaje, dopóki poprzedni dla tej samej czynności jest otwarty, czyli nie ma statusu Zrealizowane ani Anulowane.
Blokada chroni rejestr przed lawiną identycznych zleceń, gdy wykonawca spóźnia się z protokołem. Dwa znaczniki specjalne zmieniają też sposób tworzenia dokumentu.
- Duży przegląd - czynności jednego obiektu nadrzędnego trafiają do jednego dokumentu, więc mechanicy robią jedną wizytę przy maszynie i zamykają jeden protokół.
- Przegląd według potrzeb - zawsze czeka jeden otwarty dokument, gotowy do realizacji w dowolnym momencie.
Korektę interwału umożliwia znacznik daty kolejnego przeglądu na obiekcie. Gdy obiekt go ma, pracownik podaje przy realizacji datę następnego przeglądu, a interwał jest przeliczany z różnicy dni, więc harmonogramu nie trzeba poprawiać ręcznie. Dokumenty tego samego obiektu nadrzędnego można też połączyć: użytkownik zaznacza dokument główny i dołączany, a potem zatwierdza połączenie.
Co dostaje pracownik i gdzie zostaje ślad
Dokument przeglądu zawiera listę czynności do odhaczenia, dane obiektu, osobę odpowiedzialną lub zespół oraz miejsce na uwagi i załączniki. Pracownik może zgłosić awarię bezpośrednio z pozycji przeglądu, a system zapisuje datę i login osoby, która zatwierdziła czynność. Każdy przegląd ma więc ślad wykonania.
Przypisanie dokumentów do osób i zespołów opisuje strona o harmonogramie pracy mechaników. Realizację na tablecie albo telefonie omawia strona o aplikacji mobilnej do utrzymania ruchu.
Uruchomienie generatora w zakładzie
Procedura działa na danych, więc jakość harmonogramów przesądza o jakości dokumentów. Kolejność prac jest następująca.
- Kartoteki obiektów powstają najlepiej z importu istniejących zestawień z arkusza Excel. Import przechodzi przez tabelę pośrednią, a procedura przypisuje czynności do obiektów nadrzędnych i tworzy raport importu.
- Harmonogramy dostają czynność, interwał, zespół oraz osobę odpowiedzialną.
- Administrator ustawia słowniki rodzajów przeglądów i zespołów.
- Generator uruchamia się na jednym oddziale, a pierwsze dokumenty są odczytywane i porównywane z harmonogramem przed rozszerzeniem na kolejne oddziały.
Zakres ustawień po stronie administratora zbiera strona o ustawieniach administratora programu CMMS. Pełny przebieg takiego wdrożenia, od kartoteki po archiwum PDF, opisuje studium wdrożenia w zakładzie gospodarki odpadami.
Co się dzieje z przeglądem, którego nikt nie wykonał
Generator tworzy dokument, ale nie wykonuje przeglądu. Raporty pokazują przeglądy nierealizowane oraz przeglądy zamknięte mimo niezrealizowanych czynności, wraz z uwagami, co opisuje strona o raportach awaryjności i kosztów. Przegląd można także dopisać ręcznie z rejestru przeglądów, na przykład po naprawie albo przy kontroli doraźnej.
Badania dozoru technicznego prowadzi osobny rejestr, który opisuje strona o ewidencji badań dozoru technicznego. W harmonogramie badania mają własny rodzaj przeglądu, natomiast wynik badania inspektora i protokół trafiają do tego rejestru.